Y a-t-il des outils de gestions des emails automatiques ?

Pour gagner en efficacité au travail, la révision de votre stratégie de gestion de mail est incontournable. La consultation de vos boîtes de réception, la rédaction et l’envoi de réponses relatives aux divers courriers obtenus prennent en effet beaucoup trop de temps. Il en est de même pour le triage des sollicitations qui nécessitent un bon suivi et celles qui n’en nécessitent pas. Heureusement que pour vous éviter un fonctionnement en mode multitâche à chacune de vos journées de travail, des outils de gestion d’emails automatiques existent. Voici les plus importants. 

Outils pour la gestion de l’envoi

Avec votre quotidien de haut-responsable d’entreprise, vous êtes souvent amené à faire un brouillon avant un envoi ultérieur d’un mail, dédié à un client, prospect, fournisseur ou autre partenaire. Pour éviter de tout oublier, vous êtes obligé de noter la date et l’heure à respecter pour cet envoi. Le constat de la non-praticité d’un tel système a conduit à la création d’outils de gestion de mail comme Boomerang. Celui-ci donnent notamment la possibilité de décaler et programmer l’envoi d’un courriel. Il est même possible de les paramétrer pour que ce dernier ne soit envoyé qu’après la non-réception d’un autre mail du destinataire avant une date fixée à l’avance. A noter que cette fonctionnalité est proposée également par Gmail.

Outils pour la gestion des mails en attente

Ces outils sont souvent les mêmes que ceux vous permettant de gérer l’envoi de vos courriels. Vous n’aurez donc plus à laisser vos mails reçus en « non lu » pour vous éviter un oubli de leur consultation qui peut avoir un impact pour votre activité. Boomerang ou un autre outil de gestion similaire se chargera de les retirer momentanément de votre boîte de réception. Il s’occupera, après, de leur renvoi au moment que vous lui indiquez. Vous pourrez même conditionner ce renvoi seulement à la non-obtention d’une réponse de votre interlocuteur, auquel cas une relance devra être réalisée.

Outils de filtrage automatique de mails

Ces outils de gestion de mail sont nativement intégrés à toutes les plateformes de courriers électroniques. Comme leur nom le laisse déjà savoir, ils vous donnent la possibilité de profiter automatiquement d’une classification, d’un transfert ou d’un étiquetage de vos mails. Vous n’aurez donc pas à les lire un par un pour savoir s’ils sont relatifs à l’administration, à la fiscalité ou à la communication de votre entreprise. A noter que pour activer les filtres, il est nécessaire de suivre une procédure qui n’est pas la même d’une plateforme d’e-mail à une autre.

Outils pour se désinscrire aisément des newsletters

L’accès à certaines informations ou la commande de certains produits sur la toile peut être conditionné par le remplissage de formulaires d’inscription à des newsletters. Au bout d’un certain temps donc, vous ne pouvez pas éviter l’afflux de newsletters dans votre boîte de réception. La solution classique pour y remédier consiste généralement en un clic sur le lien « se désabonner » ou « unsubscribe » se trouvant dans chaque courriel. Elle pourra cependant vous faire perdre du temps. Raison pour lequel un outil de gestion comme cleanfox existe. Ce dernier permet de se désabonner en quelques clics de toutes vos newsletters. Dans le cas où vous souhaitez en préserver quelques-unes pour être lues à un moment ultérieur, l’idéal est d’opter pour un outil plus complet comme Unroll.me.

Les autres outils de gestion de mail existant

Dans l’exercice de votre travail, il se peut que vous ayez besoin d’envoyer le même type de courriel d’une façon répétitive. Pour optimiser votre temps, les principales plateformes de messagerie vous donnent la possibilité de réutiliser, des modèles de mails précédemment rédigés via des outils de gestion de mail intégrés. Rien ne vous empêche également de recourir aux outils permettant la liaison de vos courriels à votre environnement de travail comme IFTTT pour gagner en efficacité.