Tout e-commerçant n’ignore pas que la gestion des commandes requiert un suivi rigoureux. Qualité que vous trouverez chez un Assistant Virtuel…C’est pourquoi lui déléguer cette mission vous intéressera certainement.
Si vous vous demandez, comment procéder ? Il suffit de définir une charte de collaboration avec votre assistant à distance dès le début.
Voici un exemple de méthodologie, l’assistant virtuel peut s’occuper de :
1. Saisir les commandes
L’assistant virtuel commence par saisir sur un fichier Excel toutes les commandes reçues par mail. Si nécessaire, il peut travailler sur des logiciels spécifiques, destinés à cet effet tels que OpenSi, Evoliz ou encore Ariba.
Il se doit de veiller à ce qu’aucune commande ne soit oubliée.
2. Suivre les commandes
Lorsque les commandes sont saisies et ensuite enregistrées au niveau du service commande, l’assistant virtuel se charge de faire le suivi pour pouvoir informer l’acheteur sur l’évolution.
Votre assistant virtuel peut également s’assurer que chaque commande a bien reçu son paiement. Il reprend simplement la saisie des commandes en ajoutant la date de paiement ainsi que le mode choisi par les acheteurs (chèque, carte de crédit, paypal…)
3. Envoyer les factures
L’assistant virtuel se chargera même d’envoyer à vos clients la facture correspondant à son achat. Dans le cas où vous utilisez un outil qui gère l’envoi des factures de manière automatique, il veille au bon fonctionnement des envois et prend l’initiative de renvoyer la facture au cas où un bug survient.
Une fois que la commande a été envoyée pour livraison, l’assistant virtuel informera l’acheteur par mail.
Pourquoi ne pas déléguer dès maintenant ?
