Concentrez-vous sur l’essentiel en déléguant la mise en forme du contenu de vos présentations ! Vous êtes directeur d’une agence de communication, vous devez encore faire de nombreuses présentations clients ou bien vous devez envoyer de multiples présentations de votre agence à des prospects. Et en plus, vous souhaitez personnaliser ces présentations selon le prospect ciblé ! Vous avez déjà un super canevas, il suffit simplement de personnaliser quelques slides pour toucher et atteindre votre client de façon pertinente et juste…
Pourquoi ne pas déléguer cette partie à un assistant virtuel ? Et si vous n’êtes pas directeur d’agence, un assistant à distance peut tout à fait mettre en forme vos outils de présentation : plaquette, livret blanc ou tout autre publication ! Ou encore vous êtes un consultant ou un formateur, votre assistant peut vous aider dans le montage de votre module de formations : de la recherche d’informations, mise en forme de vos slides, recherches de visuels en passant par la communication online et organisation e-logistique de votre formation
Un exemple de méthode pour déléguer vos présentations à votre assistant à distance :
1. Recherche d’idées et d’informations pour les présentations
L’esprit curieux et créatif de votre assistant virtuel vous aidera à multiplier les idées pour toutes vos présentations. Vous lui indiquerez seulement une thématique et ce sera à lui de jouer !
Un partage des schémas en guise de base peut être réalisé avec « Slideshare » pour permettre à l’assistant à distance de cerner vos attentes et de faciliter la collaboration.
Pour que le Virtual Boss puisse suivre la préparation des documents et des schémas sans grandes difficultés, l’assistant virtuel peut travailler sur Google Drive.
2. Création d’un canevas de présentation – Trame formelle : ppt, prezi, bunkr, keynote…
Une fois la ligne éditoriale bien définie pour chaque présentation, l’assistant à distance peut commencer à créer le document. PowerPoint est l’outil habituel pour ce genre de mission, mais d’autres outils peuvent être utilisés tels que Keynote, prezi, bunkr..
Généralement, chaque présentation se doit d’être brève et concise, et avec très peu de texte, un fil conducteur simple et des visuels cohérents.
3. Personnalisation des canevas de présentation, selon le contexte et la cible
Une fois que le canevas de présentation est réalisé, l’assistant n’aura qu’à le personnaliser en fonction de la cible et du contexte. L’intérêt de réaliser des trames ou canevas de présentation, permet d’industrialiser une partie de vos processus et de ne pas répéter des tâches que vous auriez pu faire une fois pour toutes !
A vos présentations !
