Difficile d’apprécier le sérieux et la fiabilité d’un e-commerçant s’il ne propose pas un SAV (Service Après Vente) efficace. Et pourtant entre les demandes répétitives des consommateurs et le flux d’emails croissant, vous n’assurez pas toujours le suivi des réclamations.
Dans ce cas, pourquoi ne pas faire appel à un Assistant Virtuel qui se chargera de créer les emails correspondants à chaque situation ? Il composera, entre autres, des templates d’emails bien établis afin de calmer ou de rassurer la clientèle.
Une collaboration qui vous permettrait de vous concentrer sur la prospection ainsi que sur le développement de partenariats pour promouvoir vos produits !
Attention l’externalisation de son support client ne s’improvise pas.
1ère étape : Audit & préparation
Avant de commencer toute action opérationnelle et réponse aux prospects et clients, nous allons procéder à un audit (réalisé par un consultant en relation client). Le consultant va auditer le flux de vos emails et les différents types de réclamations de vos prospects et clients. Seront ensuite hiérarchisés, les différents types de situations sollicitant une réponse urgente et /ou immédiate et les réponses les moins urgentes.
Sera également défini le périmètre d’externalisation : quel email souhaitez-vous déléguer ? En effet, les emails techniques ou encore relevant d’un contentieux peuvent tout à fait rester à votre charge. Il convient dans ce cas de déterminer également un processus d’assignation d’emails.
Notre consultant établira enfin un cahier de charge avec les différents type d’emails et process d’assignation pour classer et répondre aux emails
Déléguer la gestion de son support client à nos équipes vous permet non seulement d’optimiser, structurer et professionnaliser votre support client comme une grande entreprise, mais aussi de mieux connaître les besoins et attentes de votre clientèle.
2ème étape : Création d’un Kit de template email
L’assistant virtuel créera progressivement un kit de template Email adapté à chaque situation. Puis, il réunit tous les templates et les importe sur la plateforme relation client de son e-commerçant. Lorsqu’il répondra à un client, il n’aura plus qu’à choisir l’email adéquat pour satisfaire la demande de celui-ci.
N’hésitez plus à déléguer la gestion de vos emails !
