Un assistant virtuel pour le traitement de vos factures

La gestion de l’administratif et financier n’est pas toujours facile lorsqu’on est un e-commerçant ou même un simple entrepreneur. En effet, le suivi des factures ainsi que leur traitement requiert une patience et des ressources particulières. C’est pourquoi travailler avec un Assistant Virtuel peut être une solution adaptée, pour pouvoir se concentrer sur ses missions à haute valeur ajoutée.

Certes, cette mission n’est pas la seule que vous pourrez confier à votre assistant à distance, mais pour l’heure découvrez comment procéder à la délégation.

Voici un exemple de méthode :

1. Création d’un modèle de facture

Au cas où vous ne disposez pas d’un modèle de facture, votre assistant profite des compétences requises pour le faire à votre place. Il peut, par exemple, utiliser le site Sellsy, Invoice2go,  pour trouver la facture adaptée à vos besoins. Il veillera ensuite à ce que toutes les informations nécessaires à une facture y figurent (nom, prénom, adresse, téléphone, TVA…)

Tout vous sera validé si nécessaire, avant de l’envoyer à l’ensemble de vos clients

2. Encodage des factures

Pour certains e-commerçants et entrepreneurs, la difficulté se concentre au niveau de la centralisation des factures lorsqu’elles s’accumulent. La solution ? Confiez à votre assistant virtuel, l’encodage de ces factures dans une plateforme désignée. Vous pouvez lui indiquer le logiciel « Efficy » pour assurer la continuité et la rapidité des encodages.

A chaque encodage, l’assistant à distance peut vérifier les détails de la facture en vérifiant la présence du montant de la TVA, la référence suivant l’année de la facture, le nom de l’émetteur et du destinataire et, etc…

3. Classement des factures

Pour finir, l’assistant virtuel va classer les factures encodées en suivant une procédure préétablie. Plusieurs logiciels sont aujourd’hui disponibles pour ce genre de mission. Il ne vous reste qu’à choisir celui qui correspond le mieux à vos attentes et à votre stratégie entrepreneuriale.

A vous de jouer !