Tout entrepreneur est conscient de l’importance d’une réunion efficace. Cette efficacité dépend cependant de nombreux critères, notamment celui de la bonne gestion du temps.
Eh oui, il est important d’établir une durée idéale pour éviter que vos collaborateurs ou vos associés ne manquent de concentration, se dispersent ou qu’aucune décision concrète n’en ressorte.
Voici 5 astuces pour vous aider à optimiser votre gestion de temps lors de vos réunions.
1. Anticiper et préparer à l’avance vos réunions
Savoir anticiper et organiser à l’avance une réunion garantit son bon déroulement. Il est, par exemple, essentiel d’envoyer un email à toute l’équipe pour l’informer de l’ordre du jour, au plus tard 2 jours avant réunion. Si besoin, demandez à ce que chaque collaborateur propose une idée en relation avec votre fil conducteur.
Il est ensuite important d’établir une liste des points à discuter selon leur ordre d’importance et de priorité. Enfin, il est primordial de prévoir le matériel (écran partagé, paperboard…) et les outils nécessaires au bon déroulement de la réunion.
2. Hiérarchiser
Une bonne gestion des échanges lors d’une réunion permet non seulement de trouver les solutions adaptées aux problèmes évoqués, mais aussi de dynamiser le travail d’équipe. Par conséquent, veillez à ce que chaque collaborateur participe et n’hésitez pas à demander leurs avis et leurs idées. Evitez de réunir plus de 10 collaborateurs durant une réunion pour une meilleure gestion du temps.
3. Désigner un « Time-Keeper »
Établissez une contrainte de temps dès le début de la réunion. Un meeting trop long ne sera qu’une perte de temps pour vous et votre équipe. Pour que cela soit plus facile, désignez un « Time-keeper » qui aura pour fonction de veiller à ce que chaque thème discuté ne dépasse pas le temps établi au début. En cas de dépassement ou de retard, la personne désignée pourra intervenir.
4. Limiter le temps de parole
Pour que la réunion ne devienne pas un lieu de débat, fixez un temps de parole pour chaque intervenant. Veillez également à ce que les échanges ne soient pas hors sujet. Les sessions questions-réponses ne doivent pas non plus trop s’étaler.
5. Résumer les points relevés
Pour conclure une réunion, il est avantageux de faire un petit résumé de ce qui a été discuté et décidé. Une fiche de synthèse ou un compte-rendu est utile. Vous pouvez désigner l’un de vos collaborateurs pour cela. Ce compte-rendu doit absolument contenir les prochaines étapes accompagnées de leurs échéances et du responsable de la tâche.
