Qu’est-ce qu’il faut préparer avant de déléguer ?

Gérer les tâches en abondance n’est jamais une mince affaire. 

Surtout quand certaines tâches deviennent urgentes et importantes en même temps.

C’est la raison pour laquelle vous devez améliorer l’organisation du travail dans votre entreprise. 

Avant d’opter pour la délégation, posez-vous les bonnes questions : 

    • Pourquoi voulez-vous déléguer une tâche ? 
    • Quels sont vos objectifs ? 
    • Avec qui allez-vous collaborer ? 

Suivez dans cet article les meilleurs conseils pour vous aider à réussir la délégation,

Pourquoi déléguer ?

 

  • Optimisez votre temps :

Il y aura toujours une différence entre ce que vous planifiez et ce que vous faites réellement. 

Vous pouvez être submergé par des tâches que les membres de votre équipe peuvent accomplir. Il existe également des tâches répétitives qui n’ont pas particulièrement besoin de votre assistance. 

Vous devriez confier à votre coéquipier le traitement de certaines tâches qui prennent du temps. Vous aurez ainsi du temps libre à consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

 

  • Focalisez sur la priorité :

Quand vous serez débarrassé des tâches chronophages, vous pourrez vous concentrer davantage sur votre activité principale. 

Mais en tant que chef d’entreprise, votre “to do list” est toujours bien remplie. C’est à ce moment que vous devez traiter vos tâches par ordre de priorité. 

Confiez les tâches non stratégiques à une entité bien formée au sein de votre entreprise par exemple. 

Cela vous permettra de vous concentrer sur l’essentiel de votre activité, à savoir : 

    • Définir les stratégies globales de fonctionnement de l’entreprise. 
    • Gérer les activités commerciales, techniques, technologiques, administratives et financières de l’entreprise. 
    • Orchestrer l’organisation de la structure de l’entreprise. 
    • ….

Par où commencer ?

 

Tout d’abord, dressez une liste des tâches quotidiennes qui ont un impact direct sur le projet. 

Ensuite, classez ces tâches en fonction par degré d’importance et de priorités. La matrice d’Eisenhower peut vous aider facilement à faire la différence avec ces tâches. 

Identifiez le travail qui requiert particulièrement votre intervention, ou qui nécessite votre décision. Au final, cela vous permettra d’identifier les tâches que vous devez déléguer. 

Vous devez également estimer la valeur temporelle de toutes vos tâches, c’est-à-dire le temps qu’il vous faudrait pour réaliser le travail. De cette manière, vous disposerez d’une marge de temps pour anticiper d’éventuels imprévus.

 

Comment déléguer efficacement ?

 

Le succès d’une bonne délégation dépend principalement de la façon dont vous travaillez avec votre équipe. Vous devez établir une méthode de suivi organisée avec la personne que vous avez désignée pour effectuer les tâches. 

 

Voici ce que vous devez mettre en place pour déléguer avec succès : 

    • Un objectif clair : expliquez aux membres de votre équipe l’objectif que vous vous êtes fixé pour la tâche que vous allez lui confier. Les objectifs doivent être SMART pour faciliter la réalisation. 
    • Un suivi ponctuel : faites un suivi des missions en cours pour voir si l’évolution correspond à vos attentes ou si vous devez intervenir. Prenez régulièrement rendez-vous avec la personne pour connaître l’état d’avancement des missions. Ces points vous permettront également de rectifier des détails si vous souhaitez améliorer certaines choses. 
    • Une évaluation et un feed-back : chaque fois qu’une mission est terminée, il faut penser à l’évaluer. Faites une analyse de ce qui a été réalisé, des blocages et de ce qui doit être amélioré pour les prochaines fois. Écoutez attentivement les retours d’information pour améliorer votre méthode de travail. 

Choisir son assistant à distance

 

Il n’y a rien de mieux pour une entreprise que d’avoir un allié pour soutenir sa croissance. C’est pourquoi faire appel à un assistant à distance : 

    • Plus de temps ;
    • Plus d’opportunités ; 
    • Moins de stress ; 
    • ….

En tant que chef d’entreprise, vous devez être le pilier stratégique de votre société. Vous n’aurez pas le temps pour des tâches à faible valeur ajoutée. Vous avez mieux à faire. 

Cependant, vous ne pouvez pas confier à n’importe qui le soin de gérer le volet opérationnel de votre entreprise. 

C’est pourquoi vous devez collaborer avec un spécialiste capable de se familiariser rapidement avec votre activité. Cet expert vous fera gagner beaucoup de temps, et il sera en mesure de vous soutenir même dans les situations les plus difficiles.