Qu’est-ce que la gestion de priorité ?

Dans le monde entrepreneurial, avoir une bonne planification ne suffit pas pour mieux avancer dans la réalisation de ses projets.  Rien ne peut en effet empêcher le surgissement des imprévus et de nouvelles priorités. Vous ne pourrez cependant pas vous perdre en connaissant vraiment ce qu’est la gestion de priorité.

Gérer une priorité, c’est savoir s’adapter aux circonstances

Pour beaucoup de néophytes en entrepreneuriat, il suffit d’avoir un plan et s’en tenir pour s’assurer que tout fonctionne dans leur entreprise. Ils ne tiennent pas compte du fait qu’en mode projet, de nouveaux évènements et de nouvelles tâches qui peuvent tout chambouler peuvent apparaître. C’est dans une telle circonstance que vous devrez puiser dans votre expertise en gestion de priorité. Cela consiste à démontrer votre capacité à vous adapter aux situations, même à celles qui sont dites « explosives ».

Tous ces évènements et toutes ces nouvelles tâches n’ont pas été prévus dans votre plan, mais certains nécessitent un agissement rapide, voire immédiat. Citons, comme exemple, le départ soudain et imminent d’un membre de votre équipe ou la survenue d’une intrusion informatique entraînant une panne dans tout votre système. La lucidité est tout de même de mise dans telle circonstance si vous ne voulez pas vous détourner de l’essentiel. Il est ainsi nécessaire de distinguer ce qui est urgent de ce qui est important.

Gérer une priorité, c’est savoir différencier l’urgence et l’importance

En pleine poursuite de votre planning, tout peut évoluer à vitesse grand V. Il peut ainsi arriver de faire un mélange entre ce qui devrait être une priorité et ce qui ne l’est pas. Vous pourrez heureusement éviter de vous perdre en prenant le recul suffisant pour distinguer l’urgence de l’importance.

Dans votre organisation, un événement, un travail ou un dossier est dit urgent lorsqu’il requiert un agissement rapide et même immédiate de votre part. Son traitement devra ainsi, en principe, se faire dans les délais les plus courts. Le manque de réactivité en ce qui le concerne peut avoir des conséquences néfastes pour la vie de votre entreprise, des conséquences pouvant être irrévocables.

Mais qu’en est-il de l’importance ? Un évènement, un travail ou un dossier est important lorsque son non-traitement peut compromettre le développement de l’entreprise, mais à un degré moindre. Il s’agit généralement des tâches qui sont liées directement à votre fonction ou à votre responsabilité.

Dans le cœur de l’action cependant, quand un événement surgit soudainement, votre perception de ce qui est important ou urgent peut être alambiquée. Pour vous éviter un mauvais jugement donc, le mieux est de toujours vous poser les bonnes questions.

Gérer une priorité, se poser constamment de bonnes questions

Théoriquement, différencier ce qui est urgent et ce qui est important semble être facile. Ce n’est qu’au moment où vous allez la mettre en œuvre que vous constatez qu’il n’en est rien. Pour cette raison, savoir prendre le recul nécessaire pour se poser les bonnes questions est indispensable pour la gestion de priorité :

          Cette tâche est-elle directement liée à la réalisation et à la réussite de mon projet ?

          Cette tâche favorise-t-elle l’atteinte des objectifs stratégiques de mon entreprise ?

          Cette tâche me permet-elle de progresser en termes d’efficacité et de performance ?

Si vous répondez par « oui » à toutes ces interrogations, la tâche en question devra se trouver en tête de vos priorités. Sa réalisation doit ainsi être faite rapidement, voire dans l’immédiat, car il s’agit d’une tâche urgente. Dans le cas où la réponse à l’une d’entre elles est « non », mais que vous répondiez aux autres par l’affirmative, ce que la tâche en question est importante.

Enfin, lorsque toutes les réponses sont « non », vous devrez commencer à chercher à qui la déléguer. Rien ne vous empêche également, si la délégation semble encore difficile à mettre en place, de la mettre de côté.