Ça y est , vous êtes décidé à externaliser une partie de votre activité ? C’est une bonne nouvelle ! Cela vous permettra de mieux vous concentrer sur votre coeur de métier. Avez-vous déjà pensé comment choisir votre prestataire externe à qui vous allez déléguer? Si la réponse est non, ne vous pressez surtout pas. Prenez le temps de bien choisir votre collaborateur. En effet, la réussite de la mission dépend en grande partie de la qualité de prestation de service que votre collaborateur sera en mesure de vous proposer.
Lors d’un projet d’externalisation, vous êtes amenés à travailler en étroite collaboration avec votre prestataire. L’évolution de votre business dépendra aussi de son travail. En tant qu’auto entrepreneur ou chef d’entreprise individuelle, vous devez alors trouver un prestataire qui répondra au mieux aux besoins de votre activité. Ainsi, vous devez faire le bon choix, pour ne pas regretter plus tard.
Voici quelques petites astuces qui vous seront utiles pour bien choisir votre partenaire.
1- Il faut évaluer les besoins de la mission avant de choisir votre prestataire
Il vous faut au préalable décrire votre projet, pour que votre future prestataire puisse bien le comprendre et l’appréhender. La description doit être précise et détaillée afin de réduire et d’éliminer les nuances et les incompréhensions. Ainsi, prenez le temps de rédiger minutieusement votre cahier de charge. Elle ne doit être ni trop courte, ni trop longue. L’objectif de la mission, ainsi que vos attentes sur le projet doivent y être communiqués expressément.
Sachez qu’une description imprécise et incomplète pourrait décourager les prestataires potentiels, car ceci leur démontre déjà du manque d’intérêt et d’attention que vous portez à ce projet. Une bonne description du projet est donc le point de départ d’une collaboration rentable.
2- Il est important d’établir un contrat d’externalisation
Le contrat d’externalisation est un levier indispensable qui garantit la réussite du projet de sous-traitance. Avant de décider sur le choix du prestataire, élaborez une ébauche de contrat dans laquelle vous inscrivez au préalable les conditions sur lesquelles vous désirez entretenir la future collaboration. À partir de ce contrat, exigez d’avoir des informations sur la politique de confidentialité de votre prestataire.
3- Il faut choisir une prestation complète de qualité
Vous avez sans doute lu sur différents blogs que l’externalisation permet de réduire considérablement les coûts de vos services. Si c’est l’aspect qui vous séduit et qui vous pousse à vouloir transférer vos activités, vous êtes sur le mauvais chemin. Même si le prix est l’un des critères les plus déterminants, un faible coût ne doit jamais motiver le choix du prestataire. Pensez également à la qualité du service qu’il pourrait vous offrir.
Alors plutôt que de chercher différents prestataires indépendants, privilégiez une société Outsourcing, qui propose des packs complets. Ces sociétés peuvent vous offrir différentes expertises à forte valeur ajoutée comme la gestion administrative, la gestion de la paie, la rédaction de contenu web ou encore la gestion du service après-vente.
La compétence et l’expertise d’une entreprise spécialisée vous permettront de devancer vos concurrents. Ceci vous donne une meilleure flexibilité pour pouvoir être réactif aux demandes de vos clients.
4- Il est conseillé de tenir compte de l’image du prestataire
Un point très important pour choisir son collaborateur : idéalement, optez pour un prestataire professionnel qui dispose d’une expertise reconnue. Votre associé doit pouvoir justifier ses qualifications et ses compétences. Ainsi, si possible, demandez toujours l’avis des autres entrepreneurs qui ont déjà travaillé avec le prestataire ou demandez à voir son portfolio qui contient ses précédentes réalisations.
Connaître votre prestataire vous permettra de savoir s’il est sérieux, s’il a l’habitude de traiter des demandes similaires à la vôtre, de connaître comment il fait face aux difficultés liées à la mission. Visiter le site web de l’agence vous aidera également d’avoir une première image de l’agence.
