Quelles parties de mon travail dois-je externaliser ?

Externaliser correspond au transfert d’activités d’une entreprise vers un prestataire externe. La différence avec la sous-traitance, c’est que l’externalisation s’étend vraiment sur le long terme. Elle permet surtout à l’entreprise de se focaliser sur son coeur de métier. Entre autres, concentrer toutes ses ressources dans sa véritable activité. Les tâches à externaliser concernent surtout les missions liées au fonctionnement de l’entreprise. Il peut s’agir de recrutement, de la gestion de la paie, du service client, de l’informatique. Toutefois, il existe certains critères à prendre en compte pour externaliser ces tâches.

Pourquoi externaliser ?

L’externalisation était auparavant très prisée par les grandes sociétés. Actuellement, ce processus est aussi très courant auprès des PME et TPE. Cette pratique s’étend sur différentes structures, qu’il s’agisse d’EURL, de SARL ou de SA.

En ce moment, plus de 82% des entreprises françaises confient certaines de leurs activités à des prestataires externes. 90% des grands groupes choisissent cette solution pour une raison économique. 77% des PME optent pour l’externalisation en raison de manques de ressources.

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L’outsourcing n’est pas une démarche sans risques. Aussi, avant de se lancer, il est très important d’évaluer ses intérêts.

Se concentrer sur son coeur de métier

Les tâches peu maîtrisées représentent un investissement en temps et en ressources. Parfois, de longues formations et des procédures de recrutement sont nécessaires. L’entreprise perd en termes de productivité. Avec l’outsourcing, elle pourra éviter tout cela et se focaliser sur sa véritable activité.

Bénéficier de compétences étendues

L’externalisation permet à l’entreprise de bénéficier de compétences et d’expertise nouvelles. C’est très significatif au niveau du marché. En effet, vous pourrez vous démarquer de la concurrence. Ce n’est pas seulement au niveau humain. Les prestataires externes proposent actuellement des services s’étendant sur l’utilisation de matériels et technologies de pointe.

Contrôler et réduire les coûts opérationnels

Le coût final du prestataire est prévisible, ce qui permet à l’entreprise de contrôler le budget à allouer à l’externalisation. De plus, déléguer les tâches est moins coûteux que les faire au sein de l’entreprise. En effet, si vous ne disposez pas des compétences et ressources nécessaires, cela risque de vous coûter en temps et en argent.

Anticiper pour accélérer les changements structurels

L’outsourcing va fluidifier et accélérer la mise en oeuvre des missions, cela grâce à la rapidité du processus. L’environnement et les technologies évoluent. Avec l’externalisation, vous serez sûr de disposer des moyens et équipes nécessaires à la situation.

Que faut-il externaliser exactement ?

Il est important de mettre en place une stratégie efficace avant de se lancer dans l’externalisation. En effet, la décision de déléguer dépend surtout de l’importance et de l’intérêt des missions. En général, les entreprises externalisent les tâches non liées à leur principale activité. Elles se répartissent en trois grandes catégories.

Les tâches chronophages

Ces activités représentent des investissements en temps pour l’entreprise. Toutefois, leur réalisation assure le bon fonctionnement de l’entité. La délégation de ces types de missions à des professionnels compétents est cruciale pour certaines entreprises. Cela leur permet de se libérer pour se concentrer sur leur expertise tout en ayant l’assurance du bon fonctionnement de leur établissement.

La comptabilité : cette tâche peut devenir chronophage. De plus, s’il n’est pas maîtrisé, il y a un risque d’oubli ou d’erreurs. Ce qui causera sûrement beaucoup de pertes à l’entreprise, en temps ou en argent.

Le support informatique : assurer l’alimentation du site ou publier des articles de blog. Ce sont surtout des tâches régulières qui peuvent être confiées à des prestataires externes.

Le secrétariat : la délégation des tâches administratives peut se faire au niveau d’un télésecrétariat. Il se chargera de la rédaction de vos courriels et de la gestion de vos mails.

Les services qui présentent moins de rentabilité à l’entreprise

Lors de la planification de votre stratégie d’externalisation, il est nécessaire de considérer les types de tâches, dans le but de voir leur taux de rentabilité sur l’entreprise. Une fois ces tâches identifiées, vous devez sortir les services qui présentent moins de rentabilité. Ces derniers sont à déléguer auprès de prestataires capables de les gérer à terme. Cela vous permettra de concentrer les ressources de votre entreprise sur les tâches plus rentables.

Les services qui nécessitent une certaine compétence

La plupart des PME ou TPE ne disposent pas de toutes les ressources nécessaires dans une entreprise. Mais pour faire fonctionner leur établissement comme il se doit, ils procèdent à l’outsourcing. Ils délèguent ainsi les tâches qui nécessitent des compétences ou outils spécifiques garantissant la réussite de la mission. Cela leur permet de ne pas investir en ressources tout en garantissant quand même l’exécution de ces types de tâches.

Les prestataires externes sont nombreux et divergent en fonction des domaines.

En France, 5% du marché de l’externalisation se concentre sur la partie BPO. Et les 90% de cette part sont spécialisés sur la gestion de contacts, la gestion documentaire, et le service RH.

Vous pourrez faire votre choix entre différents types de prestataires : offshore ou onshore. Sachez que 78% des entreprises françaises décident d’externaliser sur le onshore (en France), tandis que le reste se répartit sur le reste du monde (13% en Afrique du Nord et 9% en offshore).

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