Vous voulez dégager du temps pour vous concentrer sur les tâches inhérentes au fonctionnement de votre entreprise ou vous occuper des aspects non-professionnels de votre vie ? Envisagez de faire appel à un assistant à distance. Mais quelle tâche déléguer à ce dernier ? En voici les plus importantes.
1 – La gestion des courriels
Vous allouez environ 30 % de votre temps de travail pour la gestion de vos mails. Pourtant, elle ne constitue pas le cœur de votre activité et vous empêche ainsi de vous y consacrer encore plus. Vous pourrez heureusement vous en « défaire » avec l’esprit tranquille en la déléguant à un assistant à distance. Via un compte de messagerie admin, ce dernier s’occupera notamment du triage et du classement de vos courriels, de la relance de vos clients et des échanges avec vos prospects.
2 – Les recherches sur le net
Comment trouver rapidement une idée pour un prochain séminaire, pour la présentation d’un nouveau produit ou service ou pour organiser une réunion ? Internet est la meilleure réponse. Cependant, même si vous avez une connexion de qualité optimale, ce ne sont pas les idées intéressantes qui manquent sur le Web. Et pour faire le bon choix, vous serez obligé d’y rester longtemps aux dépens de vos tâches urgentes et prioritaires. Vous devez donc déléguer vos recherches simples à un assistant à distance.
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3 – Gestion de calendrier et de projets
Si vous vous chargez vous-même de la gestion, de la planification et de l’organisation de votre calendrier, vous risquez d’y dédier pas moins d’une heure de votre temps de travail au quotidien. Pourtant, il pourrait s’agir d’un temps suffisant pour réaliser une tâche faisant réellement partie du cœur de votre activité.
En tant que haut-responsable d’entreprise, vous pourrez vouloir vous occuper vous-même de la gestion des projets en cours et du suivi de vos échanges et deadlines. Il s’agit pourtant des tâches pouvant être aussi déléguées à un assistant à distance pour avoir du temps pour des tâches plus productives.
4 – Travaux de facturation
La facturation est un aspect indispensable pour votre entreprise, notamment pour en connaître plus sur ses rentrées d’argent. Cependant, si vous choisissez de la réaliser en interne, vous serez obligé de concentrer des ressources importantes sur des tâches répétitives et qui n’ont aucun apport direct sur votre capacité à accroître votre productivité. La prise de conscience concernant ce fait se généralise de plus en plus actuellement au sein des entreprises. Raison pour laquelle de nombreux dirigeants choisissent de déléguer à distance l’envoi, le suivi et la réception de leurs factures. Il en est de même en ce qui concerne la saisie des dépenses.
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5 – La gestion de bases de données
Pour permettre à vos équipes d’exploiter plus facilement toutes les données ou fichiers concernant votre production, vos clients, vos fournisseurs et autres partenaires, la création d’une base de données vous est incontournable. Il s’agit cependant d’une tâche prenant beaucoup de temps, car s’en occuper signifie saisir et/ou numériser les données ou fichiers obtenus sous des formats traditionnels. Il peut s’agir de centaines de cartes de visite que vous avez dans votre tiroir. Rien ne garantit par ailleurs qu’en interne, vous avez des employés ayant un niveau d’expertise et de compétence élevé en traitement de data quality et de données on/off.
6 – La relecture et la correction
Quelques fautes de frappe sur vos présentations et autres discours peuvent suffire pour compromettre leur impact. Il se peut cependant que vous n’ayez pas des ressources en interne pour se charger de leur relecture et correction. Recruter peut pourtant vous constituer une solution coûteuse. Pourquoi ne pas penser à une délégation à distance. À noter par ailleurs qu’un assistant à distance est prêt à s’assurer de la relecture et de la correction des contenus textuels dédiés à votre site web, à votre blog et à vos réseaux sociaux.
