Quel outil pour prioriser ses tâches ?

Il est difficile, dans l’univers professionnel, d’avoir du temps pour tout faire. En revanche, ajourner la réalisation de certaines tâches est plus facile. En vous adonnant régulièrement à cette solution de facilité cependant, vous risquez d’être tout le temps débordé. Il est ainsi nécessaire de savoir prioriser vos tâches en recourant à un ou plusieurs des outils suivants.

Les outils traditionnels

Avant l’avènement d’Internet, du cloud et des Smartphones, un certain nombre de méthodes de priorisation des tâches ont fait preuve d’une grande efficacité. En voici les plus importantes d’entre-elles.

La Matrice d’Eisenhower

Cet outil a été développé par l’ancien président américain Dwight David Eisenhower. Il consiste en une répartition des tâches en se basant sur leur importance et leur urgence. Cela a permis de les classer en 4 catégories bien distinctes. Dans la première catégorie se trouvent les tâches importantes et urgentes. Leur réalisation doit être immédiate. Il y a, dans la deuxième catégorie, les tâches non-importantes et urgentes. Leur traitement rapide est recommandé. La troisième catégorie comprend les tâches non importantes et urgentes, qui sont à déléguer. Les tâches non-importantes et non-urgentes qui, elles, se trouvent dans la dernière catégorie, sont à abandonner.

La méthode MoSCoW

L’outil MoSCoW fait également des plus populaires entre les solutions traditionnelles. Il est basé sur l’identification :

          De ce qui est indispensable (Must have),

          De ce qui doit être réalisé dans la mesure du possible (Should have),

          De ce qui peut être traité sans porter atteinte à la réalisation des tâches des deux premières catégories (Could have)

          De ce qui ne sera pas effectué  dans l’immédiat, mais plus tard (Won’t have but would like)

La méthode SMART

Avec cet outil traditionnel de priorisation des tâches, l’objectif est de déterminer si une telle tâche ou un tel objectif est prioritaire ou non en se basant sur 5 critères. Le premier est la Spécificité, c’est-à-dire la connaissance réelle des attentes liées à chaque tâche. Le deuxième est la Mesurabilité, car il faut savoir par quelles étapes passer pour parvenir à un objectif. Le troisième est l’ambition, les objectifs devant être suffisamment motivants pour être poursuivis. Cela ne devra tout de même pas pousser à la négligence de Réalisme et à la hiérarchisation Temporelle des tâches.

Application de to do list

A ces outils traditionnels peuvent être associés, pour une priorisation réussie des tâches, une des applications permettant de faire une todo list existantes actuellement. En voici les meilleures d’entre elles.

Google Tasks

Cet outil développé par le géant du Web est apprécié par sa polyvalence. Il vous permet en effet d’ajouter autant de tâches que vous le voulez. Après la création de chaque tâche, vous pourrez procéder à des personnalisations en ajoutant, par exemple, une description, une date butoir et des tâches accessoires devant être réalisées en même temps. A noter tout de même que l’utilisation de code couleur pour différencier les catégories et le niveau de priorité est impossible.

Todoist

C’est le premier outil moderne auquel on pense quand on parle de Todo list. Il est apprécié pour le fait qu’il soit très complet et redoutable d’efficacité. Sa version de base suffit pour la création de tâches, la planification des dates butoirs, l’organisation des tâches par jour ou semaine et la mise en place de sous-projets et de niveau de priorité. Avec sa version Premium, à ces fonctionnalités s’ajoutent les rappels illimités, les commentaires et les étiquettes.

Any.do

Sa simplicité et son intuitivité constituent le plus grand atout de cet outil de priorisation de tâche. Inscrivez-y des tâches pour aujourd’hui et pour les semaines à venir et donnez-vous la possibilité, à tout moment, de les modifier, les déplacer ou les supprimer facilement via votre Smartphone. Si vous vous tournez par ailleurs vers la version Premium, vous profiterez, entre autres, du planificateur quotidien illimité, des tâches récurrentes et des étiquettes de couleur.