Nous ne cessons de voir apparaître de nouveaux outils dédiés à améliorer nos méthodes de travail et à nous faire gagner du temps. Ce qui est bien ! Nous n’avons plus à nous contenter de quelques options qui peuvent ne pas porter satisfaction. Cependant, quand il y a trop d’options, il est difficile de s’y trouver. Voici donc quelques conseils pour choisir le bon outil collaboratif pour votre équipe.
Posez-vous les bonnes questions !
Chacune des outils collaboratifs existants sur Internet a sa particularité. La plupart visent à fluidifier le partage d’informations et de documents. D’autres, en plus, visent à renforcer la culture du partage et de l’entraide. En d’autres termes, il y a des outils se concentrent sur des fonctionnalités dédiées à affecter les tâches et en coordonner la réalisation. D’autres proposent des options plus avancées. Parmi ces dernières, citons notamment l’agenda partagé, la messagerie instantanée et la visioconférence.
Posez-vous donc des questions sur vos réels besoins, car il pourra être inutile d’investir dans une plateforme complète alors que vous n’aimez pas les réunions à distance par exemple. Dans ce cas, donc, optez pour un outil collaboratif plus spécifique !
Une équipe dédiée à distance est la solution !
Investissez sur des ressources qualifiées à distance avec un coût optimisé par rapport à un employé en Europe.
Prenez en compte ces critères clés :
Après avoir répondu à la question : quels sont mes réels besoins ? Vous devrez penser aux critères qui importent le plus pour le choix de votre outil collaboratif :
- Les fonctionnalités : en effet, si certaines applications se contentent seulement de deux ou de trois, d’autres en accumulent jusqu’à dix, voire plus. Une fonctionnalité alarme pour rappeler aux collaborateurs la nécessité de s’attaquer à une nouvelle tâche peut ainsi s’attacher à ces dernières, en plus de celles qui ont été citées dans la précédente section.
- Le mode d’accessibilité est aussi un paramètre à ne pas négliger. En effet, si certaines applications ne sont dédiées qu’aux utilisateurs des Smartphones, d’autres peuvent être utilisées sur un ordinateur. Rien ne vous empêche également, si vous le jugez nécessaire, de vous tourner vers les outils accessibles seulement par abonnement ou via une plateforme SaaS.
- La facilité de sa prise en main : si votre objectif est de mettre fin en urgence à une désorganisation pouvant compromettre la poursuite de votre activité, il sera inutile d’investir dans un produit requérant un temps d’adaptation plus important.
- L’existence d’un service-client fiable et réactif à contacter en cas de difficulté et le prix. En ce qui concerne ce paramètre, ce sont souvent les outils payants qui sont les plus complets.
Vos meilleures options en matière d’outil collaboratif
En nous basant sur les critères précités, nous pourrons vous présenter 3 outils collaboratifs à choisir pour votre équipe ayant plus d’atouts que de points faibles.
1 – Asana :
Asana est un outil apprécié pour sa polyvalence et la large possibilité de personnalisation qu’il offre. Vous pouvez la synchroniser avec de nombreuses applications pour Smartphone. Si sa version de base est gratuite, ce n’est qu’à partir de sa version premium de 9,99 dollars par mois que vous pourrez profiter de ses meilleures fonctionnalités. Le plus grand bémol de cet outil est l’inexistence de version pour ordinateur.
2 – Todoist :
À l’opposé d’Asana, Todoist est accessible aussi bien depuis un appareil mobile que depuis un ordinateur. Todoist permet de faciliter l’attribution des priorités et la planification intuitive des tâches. Cet outil vous offre une synchronisation bidirectionnelle et instantanée avec Google Agenda. Il n’est cependant pas doté de fonctionnalités de messagerie instantanée. Son coût est un peu plus cher pour sa version pour entreprise (38,99 dollars/utilisateur/par mois).
3 – Trello :
La version pour entreprise de Trello, le dernier membre de notre top 3, est plus accessible. Elle ne coûte que 20,83 dollars par utilisateur par mois pour presque les mêmes atouts et défauts que Todoist.
