Méthode et bonnes pratiques pour externaliser avec succès

Externaliser avec succès, comment y arriver? Telle est la question qui préoccupe toutes les entreprises. L’externalisation fait maintenant partie du quotidien des entrepreneurs. PME, TPE et grandes entreprises ont recours à cette alternative. La raison est simple : ils veulent vraiment se concentrer sur leur cœur de métier. Ce n’est pas nouveau, surtout pour les petites entreprises.

L’externalisation n’est pas toujours facile. Mais comme tout processus, il est important que son implémentation se déroule dans les meilleures conditions. Surtout qu’il assure une meilleure optimisation de l’entreprise.

Les avantages de l’externalisation : un petit rappel

Comme nous le savons tous, une entreprise doit se démarquer des autres. Et pour cela, toutes ses ressources doivent se focaliser sur sa stratégie marketing. D’où le développement de l’externalisation. En effet, cette solution favorise la productivité de l’entreprise.

Contrôler les coûts :

Avec l’externalisation, l’entreprise peut avoir un contrôle total sur ses dépenses. Les prestataires externes proposent des services en fonction des besoins de leurs clients. Ce qui permet à l’entreprise de miser l’ensemble de son budget d’externalisation sur son objectif.

Gagner en souplesse :

La plupart des entreprises externalisent faute de ressources. Et c’est un des avantages principaux de l’outsourcing. Vous n’êtes pas obligé de recruter pour exécuter certaines tâches. D’autant plus s’il s’agit de compétences spécifiques. Les prestataires externes proposent différentes expertises en fonction de vos besoins.

Gagner en flexibilité :

L’externalisation est la meilleure alternative lorsque le facteur temps est pris en compte. La mise en oeuvre des opérations sera fluidifiée et accélérée grâce à la rapidité du processus. Le prestataire pourra vous proposer les meilleurs moyens pour exécuter les tâches dans les temps.

Se focaliser sur son coeur de métier :

Il s’agit de l’avantage majeur de l’externalisation. L’entreprise peut se concentrer sur le propre de son activité, sans pour autant négliger son bon fonctionnement. Toutes ses ressources peuvent aussi se focaliser dans la même direction : optimiser son temps dans ce qui est important pour l’entreprise.

Les bonnes pratiques pour une externalisation réussie

Comment réussir à externaliser avec succès ? C’est une question que toute entreprise ayant recours à l’outsourcing s’est déjà posée. Eh bien, comme tout processus, il existe de bonnes pratiques à suivre pour garantir la réussite de l’externalisation. Ces étapes sont primordiales surtout si vous débutez en termes d’outsourcing.

La phase de préparation :

Cette phase est primordiale pour assurer la réussite du processus. Cela commence au moment même où vous pensez que l’externalisation est la meilleure solution à vos problèmes.

Vous n’arrivez pas à vous concentrer sur votre coeur de métier ? Vous sentez que vous perdez du temps sur telle ou telle tâche ? Vous souhaitez externaliser avec succès, et vous ne savez pas par où commencer ?

La préparation de l’externalisation commence par cette phase de questionnements.

Définissez vos priorités:

Dès que vous pensez à externaliser, établissez une liste de priorités. Cela vous aidera à discerner les domaines que vous souhaitez déléguer. Vous les avez sûrement en tête, mais il est mieux de les lister pour les concrétiser. Cette méthode de listing vous permet de classer les tâches ou les missions selon leur ordre de priorité.

Vous pouvez établir la liste selon les critères suivants :

  • les tâches chronophages : ce sont les tâches répétitives, mais qui représentent un réel investissement de temps. Par exemple : la comptabilité, la gestion administrative, etc.
  • les tâches qui nécessitent des compétences particulières : ce sont surtout les tâches spécifiques comme le développement web, le community management ou la rédaction.
  • les tâches liées à votre stratégie marketing : l’animation de blog, la participation à des forums, l’envoi de newsletters.

Prenez votre temps:

Vous avez terminé votre liste de priorités ? Il est maintenant temps de choisir le prestataire externe qui pourra répondre à vos besoins. Ce n’est pas parce que vous connaissez les tâches à déléguer que vous allez vous précipiter. Non. Il faut prendre son temps pour bien préparer le processus.

Le bouche-à-oreille peut vous aider à trouver le prestataire idéal et correspondant à vos recherches. Analysez les offres et faites le lien avec vos objectifs. Vous pouvez également comparer les prix en fonction de vos besoins. C’est aussi le moyen pour vous d’avoir une estimation des coûts que le processus pourra engendrer.

Pendant le processus :

Vous avez choisi un prestataire externe ? Il est alors temps de passer au processus proprement dit de l’externalisation.

Comme toute prestation de service, la mise en œuvre d’un contrat est primordiale dans votre processus d’externalisation. Il contient toutes les informations relatives au bon fonctionnement du processus.

Les aspects sensibles du contrat d’externalisation sont :

  • la définition des obligations du prestataire
  • l’importance de l’obligation d’information
  • l’importance de la rédaction de la clause limitative de responsabilité
  • l’enjeu de la clause de réversibilité

Le plus important dans le processus d’externalisation, c’est le suivi. Faites un point régulier avec votre prestataire externe. C’est un facteur important pour les délégations sur le long terme. Ce sera, pour vous, l’occasion d’avoir une vue d’ensemble sur l’avancée des tâches. Cela vous permettra aussi d’évaluer la qualité des services.