Il y a quelques semaines, nous vous avons détaillé quelques missions clés effectuées par un Assistant Virtuel. Aujourd’hui, nous allons vous faire découvrir un rapide aperçu de la boîte à outils, de l’Assistant à distance…
De nos jours, être assistant virtuel nécessite une grande responsabilité, mais aussi une capacité d’adaptation… C’est tout d’abord contribuer à l’efficacité, à la productivité et donc au bien être de l’entrepreneur. Missions primordiales certes, mais qui s’exercent aujourd’hui avec des exigences accrues. Cela demande une très grande autonomie, une adaptation continuelle et bien sur, une bonne organisation…
Mais bien entendu, ces compétences, sont accompagnées et renforcées, grâce à la mise en place d’une boîte à outils pertinente.
Comme nous le disons si bien « on reconnaît un bon ouvrier à ses outils. » Plus les outils utilisés sont pragmatiques et intelligents, plus la mission de l’assistant sera efficace.
C’est la raison pour laquelle, un assistant virtuel doit disposer des outils les plus performants.
Nous avons donc essayé d’établir le top 5 des outils, du parfait assistant
➢ Email : classique et traditionnel, il s’agit de l’outil de communication le plus utilisé autant dans la vie personnelle que professionnelle.Vous le savez tous, l’email sert à la diffusion, à la réception des messages ou informations, mais aussi à la prospection des clients, au lancement de campagnes commerciales, l’amélioration et personnalisation du dialogue avec les clients,… bref, l’email est obligatoire rapide, simple, efficace pour communiquer vers l’extérieur…
➢ Skype : l’assistant peut communiquer en live avec tout interlocuteur, peu importe le lieu de connexion de ce dernier…Et depuis votre smartphone, via Wifi ou 4G, vous pouvez tout à fait joindre votre assistant, par Messagerie instantanée ou par Appel Voix (dans votre voiture ou métro…)
➢ Google agenda ou iCal : grâce à ces derniers, l’assistant virtuel n’a pas de mal à organiser, à distance, les rendez-vous de son virtual boss. Avec ces outils, il peut envoyer une demande d’invitation de rendez-vous ou d’autres points de son virtual boss et vice versa. Eh oui, avec tout cela, l’entrepreneur dispose d’une vision globale et surtout d’une mise à jour continuelle de son agenda.. Aucun risque de manquer ou d’oublier les rendez-vous fixés avec vos clients, prospects, partenaires…
➢ Evernote : il est vrai que notre cerveau a la fâcheuse tendance, de nous rappeler constamment les choses. Justement, pour éviter cette saturation de rappels incessants, l’assistant vous invite à utiliser l’outil qui va décharger la « mémoire vive » de votre cerveau : Evernote. En effet, il s’agit d’un outil de prise de note, avec des fonctionnalités répondant à de très nombreux usages productifs ! Chez Smartelia, on Like ! : de la sauvegarde de documents à la gestion de tâches et de mini-projets, en passant par l’archivage de contenus web, le travail collaboratif, etc… Evernote devient votre nouvel aide mémoire…Et votre Assistant s’occupera d’organiser cette nouvelle mémoire locale
Plus d’infos ici : http://evernote.com/intl/fr/
➢ Dropbox ou Google drive ou encore SugarSync : ce sont des systèmes de stockage en ligne…De ce fait, l’assistant peut y stocker ses fichiers et y accéder à ses données, peu importe le lieu géographique de connexion. Mais le plus intéressant, c’est la possibilité de partage de docs ou de dossiers entre l’assistant virtuel et son Boss.
Au final, ces outils co-gérés par votre Assistant à distance, contribuent au renforcement de la collaboration et ainsi améliorer votre productivité…au quotidien…
Pour info, nous vous conseillons un super site pour sélectionner les meilleurs SAAS pour collaborer de façon efficace avec votre assistant virtuel : http://welovesaas.com
A très vite !
