Il y a quelques jours, nous vous avons détaillé quelques missions, pouvant être effectuées par un ou une assistante virtuelle.
Changeons de point de vue : aujourd’hui, nous vous permettons de découvrir la boîte à outils de cet assistant à distance.
De nos jours, être assistant virtuel nécessite de grandes responsabilités. C’est tout d’abord contribuer à l’efficacité et à la productivité du manager. Mission primordiale certes, mais qui s’exerce aujourd’hui avec des exigences accrues. Cela demande une très grande autonomie, une adaptation continuelle et bien sur, une bonne organisation, de la part de ce dernier.
Mais bien entendu, ces compétences s’ajoutent à la mise en place d’une boîte à outils pertinente. Comme on dit « on reconnaît un bon ouvrier à ses bons outils. » ☺
Plus les outils utilisés seront performants, plus l’assistant sera productive, efficace et organisée.
C’est la raison pour laquelle, les assistants personnels de Smartelia disposent d’une chouette boîte à outils, continuellement mise à jour en fonction des évolutions technologique du Marché. Merci à notre CTO !
Nous allons essayer de voir tous les outils indispensables à un assistante virtuel pour réussir ses missions :
➢ Evernote : Oui, notre cerveau a la fâcheuse tendance à oublier certaines tâches ou missions. Notre mémoire est parfois bien sélective grr…Justement, pour éviter cela, votre assistant virtuel utilise Evernote. En effet, il s’agit d’un outils de prise de note, muni de fonctionnalités répondant à de très nombreux usages productifs :de la sauvegarde de documents à la gestion de tâches et de mini-projets, en passant par l’archivage de contenus web, le travail collaboratif, etc. En résumé, on peut dire qu’Evernote est l’aide mémoire de l’assistant virtuel pour son dirigeant.
➢ Skype : permet à l’assistant de communiquer en live avec tout interlocuteur quelque soit la situation géographique de celui-ci.
Un excellent moyen pour l’assistant à distance de rester en contact permanent avec son virtual boss et d’autres clients si besoin.
➢ Dropbox ou Google drive ou encore SugarSync : ceux sont des systèmes de stockage en ligne. De ce fait, l’assistant peut y stocker ses fichiers et accéder à ses données où qu’il soit. Mais le plus important c’est la possibilité de partage de documents ou des dossiers entre l’assistant virtuel et son virtual boss.
➢ Google agenda ou iCal : grâce à ces outils, l’assistant virtuel n’aura plus de mal à organiser son planning et partager ses événements avec son virtual boss. Avec ces outils, l’assistant peut envoyer une demande d’invitation de rendez-vous ou d’autres points avec son virtual boss et vice versa. Eh oui, avec tout cela, l’organisation des plannings ne sera plus une tâche pénible ☺
Bref, grâce à tous ces outils, un assistant virtuel gère et maîtrise, en toute facilité, les nombreuses activités de son Virtual Boss. Nous tenons à vous préciser que nous nous efforçons de réaliser une veille permanente des meilleurs outils technologiques, pour rendre la vie du Dirigeant, plus simple et productive !
A bientôt !
