Gagnez plus de temps en tant que CGP ! 

Le conseiller en gestion de patrimoine gère les actifs financiers de ses clients. Il a pour rôle de fournir des services sur mesure à ses clients dans le but de préserver leur patrimoine. Toutefois, la liste des tâches qu’il doit gérer est bien loin d’être courte, et avec des aspects techniques et légaux auxquels il faut prêter attention. Comment faire alors pour qu’il puisse optimiser son temps de travail au quotidien ? Cet article va nous indiquer les bonnes pratiques pour atteindre cet objectif. 

Comment bénéficier de plus de temps pour se focaliser sur l’essentiel ?

Le conseiller en gestion de patrimoine accompagne ses clients dans leurs divers projets. Sa mission principale est de fournir des conseils à ses clients en analysant leur patrimoine. Il fait face aussi à d’autres tâches qu’il doit prendre en charge :

  1. La préparation des souscriptions de produit d’investissement et financier
  2. Le suivi des actes de gestion sur contrat
  3. La tenue de compte
  4. La comptabilité
  5. L’assistance et la mise à jour des dossiers clients
  6. La préparation des campagnes d’actes de gestions (campagne de déclarations et réduction d’impôts, campagne de transfert, campagne de réabonnement)
  7. Faire des recherches et mettre en place des partenariats
  8. Conciergerie

Les heures passées sur certaines tâches administratives sont à prendre en considération. Parmi ces tâches, il y en a quelques-unes qui ont une faible valeur ajoutée, mais qui sont, néanmoins, très chronophages. Par exemple, ranger et classer des documents sur un dossier de stockage, tenir à jour des fichiers de suivi, de la gestion de l’office client,  de la mise en forme du contrat, d’assurer le suivi de la signature des contrats par les clients, …

Alors comment parvenir à se libérer du temps et se focaliser sur les activités à hautes valeurs ajoutées ?

 

3 astuces pour organiser son temps efficacement : 

Dans la gestion du temps, il existe des astuces simples à pratiquer au bureau. Ces méthodes sont tout à fait appréciables d’autant plus pour les conseillers en gestion de patrimoine que pour d’autres employés d’autres domaines d’activités. 

1- Se fixer des objectifs et des priorités

Il faut distinguer les priorités (essentiels), les objectifs (secondaires) et les ambitions (tertiaires) pour optimiser votre temps. Les 3 sont complémentaires, mais gardez toujours à l’esprit qu’il faut faire une chose à la fois. Les ambitions relèvent par exemple du long terme, tandis que les priorités ont un temps de réalisation plus court.

Vous pouvez aussi mettre en place un fichier de suivi pour mettre en exergue vos avancées, vos disponibilités et surtout où vous en êtes avec vos objectifs (mensuels et annuels). Vous pouvez même personnaliser le fichier en utilisant des codes couleur pour distinguer la nature des tâches qui vous sont attribuées. 

2- Faire preuve d’anticipation et d’organisation

Votre journée doit être organisée de manière structurée, effectuer une tâche à la fois, prévoir vos temps de pause et même votre temps de déjeuner. De la sorte, vous serez prêt à saisir des opportunités et surtout à réagir en cas d’urgence. Vous aurez plus de disponibilité ! 

En planifiant vos activités, vous serez toujours bien préparé. Profitez des outils informatiques à votre disposition comme les rappels automatiques ou les échéanciers par exemple. 

3- Opter pour la délégation

Déléguer est nécessaire parce que vous ne pouvez pas tout gérer par vous même. Vous n’aurez pas le temps de vous occuper de certaines tâches à 100% chaque jour.  Faire appel au service d’un assistant à distance en tant que conseiller en gestion de patrimoine serait une bonne solution pour vous. Vous pouvez lui confier les tâches les plus chronophages. C’est ensuite à vous de superviser et d’assurer efficacement le suivi. 

Vous allez vous en rendre compte que vous avez gagné un temps précieux en choisissant votre assistant à distance !