Externaliser vous offre de multiples avantages comme de vous focaliser sur votre coeur de métier et d’acquérir d’autres compétences ailleurs. Les entreprises ont de plus en plus recours à cette pratique, car cette alternative peut les aider à être plus concurrentiels sur le marché. Mais au moment où vous décidez de sauter le pas : que faire ? Comment procéder ? Par où commencer ? Le processus d’externalisation n’est pas à prendre à la légère.
Que faut-il retenir sur l’externalisation ?
L’externalisation ou l’outsourcing est une alternative qui permet à votre entreprise de se délester des tâches chronophages. Ce n’est pas tout. Si vous avez à traiter un nouveau projet qui nécessite des compétences particulières, vous pouvez l’externaliser. Cette option vous évite de débloquer un nouveau budget pour une mission ponctuelle.
L’outsourcing est avantageux pour les parties prenantes. L’entreprise ayant choisi d’externaliser bénéficie d’une main d’oeuvre de qualité. Elle peut alors se focaliser sur sa stratégie et son coeur de métier. L’entreprise partenaire obtient un nouveau client et peut se spécialiser de plus en plus dans son secteur d’activité.
À vous de voir si vous souhaitez procéder à une externalisation totale ou partielle.
Quelles sont les étapes essentielles pour réussir son externalisation ?
C’est décidé, vous avez opté pour l’externalisation. Mais la question persiste : par où commencer ? Étant un processus complexe, il faut respecter certaines étapes pour la réussir.
La première étape : Faites un bilan de ce que vous souhaitez externaliser
Le plus souvent, l’externalisation des services d’une entreprise peut avoir trois origines bien distinctes :
- la conjoncture économique
- le besoin d’optimiser des coûts
- la nécessité de se focaliser sur le coeur de métier, ce qui se traduit par l’amélioration du service en général
Avant de vous lancer dans cette grande aventure, faites une analyse de vos besoins. Déterminez votre objectif. Qu’est-ce que vous recherchez ?
Souhaitez-vous libérer les membres de votre équipe en vue de les recentrer sur d’autres activités plus stratégiques ? Si c’est votre objectif, il faut alors déléguer les services chronophages. Il peut s’agir du service client ou de la gestion de la paie par exemple. Vos employés ne seront plus obligés de répondre au téléphone et aux réclamations à longueur de journée.
Envisagez-vous de rechercher un partenariat stratégique qui vous permet d’augmenter votre compétitivité ? Il se peut que vous ayez besoin de vous faire connaître sur les réseaux sociaux ou d’augmenter votre visibilité. Dans ce cas, vous devez externaliser le service de la gestion de contenu, par exemple. Votre partenaire vous offrira des conseils avisés sur la stratégie à mener pour que vous gagniez en visibilité.
La deuxième étape : Sensibilisez le personnel de votre entreprise
Une externalisation doit être perçue comme un partenariat fructueux entre votre entreprise, les employés qui y travaillent, et l’entreprise partenaire.
Une rumeur sur la diminution des ressources pourrait circuler au sein de votre organisation. Ce qui peut engendrer une concurrence malsaine entre les salariés et le prestataire externe.
C’est le rôle des organes exécutifs est de mener une campagne d’information. Il est toujours nécessaire d’entretenir les liens tissés entre l’entreprise et les salariés. Cette démarche d’externalisation doit recentrer les ressources humaines et financières de votre entreprise, non les éparpiller ni les fragiliser.
La troisième étape : Faites une prospection de prestataires
Avant de choisir votre prestataire externe, veillez à ce qu’il puisse satisfaire vos exigences au niveau qualitatif. Il doit également être flexible et être capable d’assurer l’exécution des missions que vous lui avez confiées selon vos besoins.
Lors de vos recherches de prestataires, faites une investigation sur l’image de vos candidats. À ce stade, vous devez vous demander si vous partagez les mêmes valeurs. Est-ce que la notoriété et la réputation du candidat vous conviennent ? Il est recommandé de demander des références. N’hésitez pas à vous renseigner auprès des candidats s’ils disposent des ressources nécessaires pour satisfaire vos besoins. C’est d’autant plus important si vous souhaitez externaliser le service relatif au domaine digital.
La quatrième étape : Mettez en place le brief qui vous servira de passation à l’entreprise partenaire
En termes d’externalisation, la mise en place d’un process ou d’un brief est un facteur clé de succès. À vous de choisir la forme du process qui vous convient le plus. Certains misent sur un format écrit sous forme Word, PDF ou Google doc. D’autres optent sur des concepts plus innovants tels que les formats vidéo ou l’audio. L’important est qu’il y ait une procédure retraçant vos attentes ainsi que votre manière de faire.
Dans cette passation, il faut y mettre des informations aussi claires que possible pour en faciliter sa compréhension.
La cinquième étape : Demandez un échantillonage
C’est durant la phase d’échantillonnage que vous constaterez si le prestataire est capable de répondre ou non à vos attentes.
Cette phase est importante, car elle permet d’éclaircir les doutes par rapport aux traitements des missions du projet. C’est également un excellent moyen de raccorder les deux parties concernées. Durant l’échantillonnage, vous pourrez avoir un aperçu des capacités de votre prestataire externe ! Une fois la phase d’échantillonnage terminée, demandez à ce qu’il traite un plus grand volume de missions. Cela vous permet de voir si votre future partenaire dispose des ressources nécessaires pour l’exécution de la mission en temps réel.
La sixième étape : Démarrez la collaboration
Vous avez été séduit par un prestataire externe en particulier ? Il est temps de démarrer la collaboration. Mais avant toute chose, il faudra fixer les modalités de la collaboration ainsi que les outils d’évaluation.
Il est important que le prestataire externe puisse maintenir le niveau de qualité qu’il a fourni lors de la phase d’échantillonnage. Pour qu’il garde le cap, maintenez la communication entre les deux entreprises. Demandez à ce que votre partenaire vous fasse un compte rendu régulier de ses activités. Ce sera un excellent moyen de vous tenir informé de ce qu’il se passe en temps réel.
La septième étape : Procédez à l’évaluation du projet
Vous avez choisi d’externaliser pour une bonne raison : pour que votre partenaire vous livre un travail quantitatif et qualitatif. Vous avez bien raison ! Mais pour savoir si le travail fourni répond effectivement à vos besoins, il faut mettre en place un système d’évaluation. À vous de choisir les indicateurs clés de performances (KPI). Les critères de réussite de la mission doivent être clairs et mesurables. Même si l’externalisation paraît complexe, il faut garder en tête que c’est rentable sur le long terme.
