Externalisation ou Outsourcing : Ce qu’il faut savoir

L’externalisation ou outsourcing est un terme que nous avons tous déjà entendu, même vaguement, ces dernières années dans le domaine de l’entreprise. Elle est réputée comme étant la solution la plus adéquate pour les entrepreneurs qui souhaitent se recentrer sur l’essence de leur activité. L’outsourcing est même devenu une tendance et incontournable pour toute entreprise en pleine croissance.

Nous le savons tous : le mot entreprise englobe plusieurs domaines qui constituent des piliers importants pour le bon fonctionnement de l’établissement. Ce sont l’informatique, la paie, le logistique et bien d’autres encore. Leur gestion nécessite un investissement en temps et en ressources. Vous vous demandez alors comment certains entrepreneurs ou certains dirigeants d’entreprise arrivent à focaliser toute leur énergie sur leur coeur de métier ? C’est là que survient l’externalisation, connue également sous le nom de outsourcing.

L’outsourcing, c’est quoi ?

Ce terme indique l’action d’externaliser. Il signifie : ”transférer à l’extérieur” certaines de ses activités. Pour une entreprise, le fait d’externaliser consiste à se séparer d’une activité pour la déléguer à une prestataire externe de services spécialisés.

Le fait d’externaliser constitue une démarche stratégique à moyen terme pour l’entreprise.

Celle-ci se concentre sur son coeur de métier. Elle laisse de côté les activités connexes. L’entreprise gagne ainsi en performance.

Cette tâche demande une étude poussée. Une évaluation et une comparaison des coûts doivent se faire. Bien sûr, les critères de performance et de confidentialité sont également considérés.

En effet, cet outil doit permettre une réduction des coûts et une augmentation de la rentabilité, non pas l’inverse.

Sachez que l’outsourcing est différent de la sous-traitance. Cette notion est généralement conclue pour une année. Par contre, un contrat d’externalisation se fait sur une durée plus longue. La qualité de service passe avant le critère économique. C’est la logique de partenariat dans le cadre d’un tel contrat.

L’obligation de résultat fait également partie des clés de l’outsourcing. Pour les sous-traitants, l’engagement est de mettre en oeuvre tous les moyens nécessaires à sa mission. En externalisation, c’est l’inverse. Le prestataire de services se doit de réaliser la prestation demandée, quels que soient les moyens à mettre en oeuvre. Le contrat de partenariat trouve alors son importance.

Quand externaliser ?

L’externalisation ou outsourcing peut se faire dès la création de l’entreprise. Tout type de statut peut la pratiquer, que ce soit les SA, SARL ou les entreprises individuelles.

Une entreprise doit procéder à l’externalisation si l’un des deux cas suivants se présente :

  • Elle rencontre un problème d’ordre conjoncturel : elle ne dispose d’aucun moyen, matériel et ressource pour l’exécution de la mission.
  • Elle rencontre un problème d’ordre structurel : elle éprouve des difficultés à réunir les multiples compétences nécessaires à son fonctionnement.

C’est pour cela que la plupart des PME et PMI externalisent certaines de leurs activités. En effet, elles n’ont pas les moyens de disposer d’équipes suffisamment compétentes. La gestion optimale de certains de leurs services généraux n’est pas garantie. Aussi, ils choisissent l’option de l’outsourcing.

Quelles tâches externaliser ?

Une stratégie d’externalisation ou outsourcing doit être mise en place dans le choix des activités à externaliser. En effet, tous les services ne peuvent pas être délégués dès le début. Certains critères sont à évaluer et cela varie selon la situation de l’entrepreneur ou le dirigeant d’entreprise. En effet, il doit peut-être tenir compte de son budget, de ses compétences personnelles ou professionnelles. Il doit également considérer les capacités de son équipe.

D’après une étude effectuée par Olivier Roland (webentrepreneur), il existe trois grandes activités à déléguer en priorité :

la comptabilité : ce domaine est assez complexe. Il peut rapidement devenir chronophage. L’exercice de la comptabilité nécessite des connaissances spécifiques. Dans le cas échéant, l’entrepreneur risque de commettre des erreurs et des oublis. Ces derniers peuvent générer des conséquences importantes au niveau fiscal.

le système informatique ou le support informatique : les tâches à déléguer pour cette partie sont surtout les tâches qui nécessitent des compétences techniques importantes. Il peut s’agir de la création d’un site, des interventions en cas de bug, etc.

le secrétariat : il s’agit de toutes les tâches administratives (rédaction de courrier, gestion de mails, etc.) Pour les PME et PMI, le service RH est géré par cette partie (gestion de la paie, recrutement, etc.)

La délégation de ses tâches qualifiées de chronophages permet de libérer l’entrepreneur. Il pourra ainsi se consacrer à la vente ou à son coeur de métier.

Cette liste n’est pas exhaustive. Les activités à déléguer varient en fonction du type et de l’activité principale de l’entreprise.

Il est important d’évaluer les intérêts de l’outsourcing avant de se lancer dans cette action. Il faut également considérer le choix de prestataires fiables. Cela permet de garantir la qualité de service.