Le saviez-vous ? Selon le blog Lifehack, vous consacrez au moins 7 heures par semaine pour la coordination et gestion de vos différents RDV, soit presque une journée de travail.
Voici les grandes lignes de notre méthode de délégation de votre Agenda à un assistant virtuel ! Rien de très compliqué, lorsque l’on briefe bien en amont son assistant sur ses préférences de RDV : un réel investissement de temps pour en gagner plus ensuite…
1. Etes-vous du matin, de l’après-midi ou plutôt du soir ? Un agenda adapté à votre style de vie
Alors vous appréciez votre humeur le matin mais vous n’êtes pas opérationnel pour commencer à travailler directement sur des projets personnels demandant de la concentration (rédaction de contrat, écriture d’une proposition commerciale, révision de processus et de stratégie…). Par contre, vous êtes complètement opérationnels pour des RDV client, prestataire ou simplement café avec un collaborateur pour discuter de votre dernier projet ! Exigez alors auprès de votre assistant à distance, de fixer de tels RDV le matin.
Par contre entre 16h et 18H, vous êtes au TOP de votre concentration. Exigez alors auprès de votre VA (Virtual Assistant), de ne fixer aucun RDV sur cette plage horaire. Ce créneau de 2H est réservé pour vos RDV avec vous-même : travailler sur un process, révision de votre stratégie, rédaction d’écrits, rédaction d’une proposition commerciale, rédaction de votre ouvrage…
« Oui mais si j’ai pris du retard dans mes tâches de la semaine dernière ? » Pas de souci, votre assistant ne posera aucun RDV la semaine qui suit…Elle fixera les RDV la semaine d’après.
2. Un timing précis de votre journée dressé par votre assistant personnel
Votre assistant virtuel vous offrira un timing précis de votre journée, en prenant le soin d’indiquer le temps de trajet exact entre votre point de RDV et votre point de départ : domicile ou votre bureau.
Par ailleurs, il pourra mettre le nom de la station de métro du point de RDV, si vous êtes adeptes des transports en commun.
Et enfin, à vous de déterminer : combien de temps vous consacrez à un dej (en général – 2h), café (en général 1H), RDV téléphonique (30mn) ou encore dîner (3h)…
3. Des RDVs précisément renseignés et bloqués dans votre Agenda
Après chaque prise de RDV, votre assistant prendra le soin d’envoyer une invitation à tous les membres présents au RDV. Et dans cette invitation, il y insérera l’adresse exacte, l’objet de la réunion et les contacts skype, téléphoniques des personnes.
Déléguez son agenda est tout à fait possible et nous pensons qu’il s’agit d’un jeu d’enfant, à condition d’en connaître les règles et de bien les définir en amont et en collaboration avec votre assistant virtuel.
Bonne délégation !
A très vite !
