Comment dégager du temps dans la journée ?

On a l’habitude d’affirmer que le temps, c’est de l’argent. En regardant de plus près cependant, il est difficile de ne pas prendre conscience que sa valeur est encore plus importante qu’on ne le croit. Combien de dirigeants ont-il assisté, impuissants, au déclin de leurs affaires et à la détérioration de leur situation personnelle à cause d’une incapacité à bien gérer leur temps ? Pour éviter de les rejoindre, voici des astuces vous permettant de libérer du temps.

Regrouper les tâches par ordre de priorité

Déterminer vos priorités constitue une étape clé pour être le maître de votre temps de travail en tant que chef d’entreprises. Cela nécessite une répartition des tâches qui vous attendent entre les trois catégories suivantes : les tâches urgentes, les tâches importantes et les autres tâches.

La première catégorie concerne les tâches dont la non-réalisation peut rapidement porter atteinte à la bonne marche de votre organisation. Ces tâches nécessitent donc que vous vous y attelez en priorité  avant de vous attacher aux tâches importantes. Le fait que ces dernières se trouvent en deuxième position de priorités ne devrait tout de même pas entraîner leur négligence de votre part. Leur non-accomplissement peut en effet également compromettre le bon fonctionnement de votre organisation, même si ses conséquences sont plus limitées.

Tout ce qui ne se trouve pas dans les deux précédentes catégories seront directement mises parmi les « autres tâches ». Ce sont donc des tâches que vous pourrez ajourner ou réaliser après les autres pour libérer du temps

Eviter tout ce qui fait perdre du temps 

En tant que chef d’entreprise, vous êtes sûrement conscient que même si vous étiez apte à travailler 24h d’affilés, cela ne suffira pas pour vous occuper de toutes les activités liés à votre fonction. Vous devrez ainsi éviter à tout prix les pertes de temps inutiles, en vous occupant de moins en moins des éléments secondaires.

Vous n’aurez pas, par exemple, à être présent aux réunions où votre intervention n’est réellement pas indispensable. Le temps économisé pourra être réparti entre les tâches les plus importantes, comme le traitement des mails nécessitant une réponse urgente, et des moments plus personnels en famille ou entre amis. 

Pour gagner en efficacité dans votre démarche pour ne pas perdre du temps inutilement dans la journée, vous pourrez recourir à des applications dédiées comme Smartsheet, Trello et Asana.

Établir son planning en tenant compte des imprévus

La planification des tâches est incontournable pour vous permettre de libérer du temps dans votre journée de travail. Reconnaissons cependant que les surprises et autres imprévus font partie de la vie entrepreneuriale. Pour ne pas être pris au dépourvu donc au moment faire face à une soudaine problématique, vous devrez prévoir 10% de votre temps de travail journalier à la gestion des imprévus. En faisant cela, vous éviterez de vous éloigner de vos priorités tout en vous donnant une marge de manœuvre suffisante pour écarter les problèmes éventuels survenant en cours de travail. A noter qu’il existe également de logiciels vous aidant à mieux réussir cette planification, en ne citant que Forecast, Monday.com, actiTIME et Timesheets.

Recourir à la délégation

C’est l’une des clés pour réussir à se libérer du temps dans sa journée de travail, mais de nombreux entrepreneurs ne se rendent pas compte de son importance. Pourtant, présumer être capable de tout faire tout seul est une grande erreur. Pensez ainsi à confier à quelques-uns de vos collaborateurs une partie des tâches qui vous incombent. Cela vous permettra d’avoir du temps pour les autres aspects de votre vie tout en permettant à ceux-ci d’acquérir de nouvelles expériences.

Mais la délégation ne pourra-t-il pas entraîner une perte de contrôle de votre entreprise ? La réponse est non. Il s’agit en effet de transmettre l’exécution des tâches déléguées à vos collaborateurs, tout en préservant votre droit de vous occuper de la supervision.