Pour assurer la réussite de votre projet, un certain nombre d’éléments doit être faite en amont afin de prioriser les tâches. C’est le cas notamment des ressources humaines et financières qui y sont allouées. Un ajustement relève cependant de l’impossible en ce qui concerne particulièrement un élément : le temps !
Pour vous assurer de la réussite de votre projet , la priorisation ne doit pas être négligée. Voici comment procéder :
Recourir à la méthode SMART
Si vous devez réaliser plusieurs tâches en même temps, vous risquez de ne pas savoir par où commencer. Ainsi, la gestion de priorité entre en jeu !
Pour ne pas vous donner un sentiment d’impuissance, pensez à procéder à l’affinement des tâches liées à vos objectifs grâce à la méthode SMART.
SMART est composé de 5 lettres qui ont chacun leur sens :
- (S) Spécifique : il est important de spécifier l’attente réelle correspondant à chacune de vos tâches.
- (M) Mesurable : en attachant un indicateur de progrès à vos objectifs, vous saurez les étapes à franchir pour les atteindre.
- (A) Atteignable : un parfait équilibre entre ambition et réalisme est nécessaire pour prioriser les tâches.
- (R) Relevant : c’est-à-dire « pertinence » en français. Les tâches à prioriser devront avoir du sens pour votre entreprise.
- (T) Time Bound : vous devez définir des délais raisonnables pour la réalisation de vos tâches.
Utiliser la matrice d’Eisenhower
Cette méthode de gestion de priorité a été créée par l’ancien président des États-Unis, Dwight David Eisenhower. Elle a pour principe de hiérarchiser les tâches selon deux axes pour mieux les gérer : l’urgence et l’importance. Il s’agit de dresser une liste de vos tâches avant de les classer en quatre catégories.
La première catégorie contient les tâches urgentes et importantes, celles dont la réalisation devra être faite immédiatement par vous.
La deuxième inclut les tâches importantes mais moins urgentes. De préférence, occupez-vous en ultérieurement, mais rien ne vous empêche de les déléguer si nécessaire.
La troisième catégorie comprend les tâches urgentes, mais peu importantes, à déléguer la plupart du temps.
Les tâches ni urgentes, ni importantes de la dernière catégorie, elles, pourront être supprimées.
Faire une todo list
La todo list constitue également l’un des outils de gestion de priorité les plus recommandés actuellement grâce à son efficacité. Il s’agit d’établir une liste des choses à faire pour les décomposer et les classer par ordre de priorité.
Cela consiste à identifier et distinguer des tâches rapides afin d’assurer un parfait équilibre de votre charge de travail. Il faut, après, poursuivre par la priorisation à proprement parler en prévoyant, pour chaque journée, une tâche prioritaire seulement. Ajoutez, par la suite, plusieurs tâches secondaires et des tâches accessoires qui, elles, prennent moins de temps.
Votre todo list ne devra seulement pas énumérer les tâches à réaliser pour chacune de vos journées de travail. Elle devra également préciser le temps à allouer pour chacune d’entre elles. N’oubliez surtout pas de prévoir une marge de 10 à 20% de temps pour faire face aux imprévus.
Pour terminer, au lieu d’écrire des objectifs dans votre todo list, mettez un plan d’action. Faites également en sorte que votre liste soit visuelle et agréable.
Quel outil efficace pour gérer et suivre mes tâches ?
La liste des outils de gestion de tâches est encore longue. Voilà les 5 meilleurs et les plus appréciés.
