Comment prioriser les tâches ?

Pendant la réalisation de votre projet, un certain nombre d’éléments pourront faire l’objet d’un  ajustement si cela est nécessaire. C’est le cas notamment des ressources humaines et financières qui y sont allouées. Un ajustement relève cependant de l’impossible en ce qui concerne particulièrement un élément : le temps. Pour vous assurer de la réussite de votre projet donc, la priorisation ne doit pas être négligée. Voici comment y procéder.

Recourir à la méthode SMART

Au moment de réfléchir à tout ce que vous devrez réaliser pour votre entreprise, vous pourrez ne pas savoir par où commencer. C’est là que doit intervenir la gestion de priorité, car reconnaissons-le, certains de vos objectifs peuvent encore être difficiles à atteindre en ce moment. Pour ne pas vous donner un sentiment d’impuissance cependant, pensez à procéder à l’affinement des tâches liées à ces objectifs, en mettant en œuvre la méthode SMART.

SMART est  composé de 5 lettres qui ont chacun leur sens. Le S renvoie à Spécifique. Pour une priorisation réussie en effet, il est important de spécifier l’attente réelle correspondant à chacune de vos tâches. Le M fait référence à Mesurable, car en attachant un indicateur de progrès à vos objectifs, vous saurez par quelles étapes passer pour les atteindre. Le A veut dire Atteignable, car un parfait équilibre entre ambition et réalisme est nécessaire pour la priorisation de vos tâches.

R est une lettre renvoyant à « Relevant », c’est-à-dire « pertinence » en Français. Les tâches à prioriser devront en effet être celles qui a du sens pour votre entreprise. Enfin, le T, veut dire « Time Bound » en anglais. Vous aurez en effet une bonne base pour finir vos tâches en les associant à un calendrier et en prévoyant des délais raisonnables pour leur réalisation.

Utiliser la matrice d’Eisenhower

Comme son nom le laisse déjà savoir, cette méthode de gestion de priorité a été créée par l’ancien président des Etats-Unis Dwight David Eisenhower. Elle était à la base de la réussite de l’opération Overlord, plus communément connue sous l’appellation de débarquement allié en Normandie. Il s’agit de hiérarchiser les tâches selon deux axes et ainsi de mieux réguler une activité : l’urgence et l’importance. Cela implique de réaliser un listing de vos tâches avant de les classer en quatre catégories.

La première catégorie contient les tâches urgentes et importantes, celles dont la réalisation devra être faite immédiatement par vous. La deuxième inclut les tâches importantes mais moins urgentes. De préférence, occupez-vous en ultérieurement, mais rien ne vous empêche de les déléguer si nécessaire. La troisième catégorie comprend les tâches urgentes, mais peu importantes, à déléguer la plupart du temps. Les tâches ni urgentes, ni importantes de la dernière catégorie, elles, pourront être supprimées.

Faire une todo list

La todo list constitue également l’un des outils de gestion de priorité les plus recommandés actuellement du fait de sa grande efficacité. Il s’agit d’établir une liste des choses à faire pour les décomposer et les classer par ordre de priorité.

Cela consiste, en premier lieu, en l’identification et à la distinction des tâches rapides et du travail de fond afin de vous assurer un parfait équilibre de votre charge de travail. Il faut, après, poursuivre par la priorisation à proprement parler, en prévoyant, pour chaque journée, une tâche prioritaire seulement. Ajoutez, par la suite, plusieurs tâches secondaires et des tâches accessoires qui, elles, prennent moins de temps.

Votre todo list ne devra seulement pas énumérer les tâches à réaliser pour chacune de vos journées de travail. Elle devra également préciser le temps à allouer pour chacune d’entre elles. N’oubliez surtout pas de prévoir une marge de 10 à 20% de temps pour faire face aux imprévus.

Pour terminer, au lieu d’écrire des objectifs dans votre todo list, mettez un plan d’action. Faites également en sorte que votre liste soit visuelle et agréable.