Quel manager ose affirmer n’avoir jamais fait la mauvaise expérience d’être dépassé par les tâches qu’il doit accomplir ? Avec le facteur temps à considérer, la situation risque d’être explosive. Découvrez dans cet article comment gérer les priorités.
Les leaders à succès qui ont l’air constamment zen et dans le contrôle ont moins de tâches à accomplir ? Absolument pas. Ils y font face différemment, tout simplement. C’est la raison pour laquelle ils ne sont pas entraînés dans la spirale infernale de l’urgence. La clé réside dans une meilleure gestion des priorités. Vous pouvez vous attendre à une plus grande efficacité dans le travail et à du stress en moins grâce à une meilleure gestion de priorité. Pas trop déplaisant n’est-ce pas ? Voici quelques astuces pour vous aider à mieux gérer vos priorités.
S’inspirer de théories d’auteurs pour définir les priorités :
Vous ne savez pas trop par où commencer pour déterminer quelles tâches sont prioritaires et non ? Ne vous affolez pas, la gestion des priorités a fait l’objet de développements écrits par différents auteurs. Le plus célèbre est incontestablement la Matrice d’Eisenhower.
La théorie de Dwight D.Eisenhower consiste en une catégorisation des tâches selon ses caractéristiques et des actions qu’elles requièrent.
Chaque tâche précise sera notamment évaluée sur les deux critères cumulatifs de son importance et de son urgence. Une tâche à la fois importante et urgente est la priorité des priorités, elle doit être immédiatement traitée. Si une tâche est importante, mais pas urgente, elle ne requiert pas un traitement immédiat, mais doit être planifiée. Une délégation de la mission est envisageable. Une tâche qui ne remplit ni le critère d’importance, ni d’urgence est à éliminer, ou à la limite, on peut les réaliser dans les heures creuses. L’objectif à long terme serait d’avoir un To-do list quotidienne qui se consacre essentiellement aux tâches importantes et urgentes d’une part, et aux tâches importantes mais non-urgentes d’autre part.
La méthode Moscow adopte une approche différente et se focalise sur l’impact de la tâche sur le projet global. Il y a d’abord les tâches dont la non-réalisation causera l’échec du projet ; des tâches importantes qui doivent être traitées, mais dont les enjeux ne sont pas aussi vitaux ; des tâches qui n’ont pas d’impact décisif sur la réalisation du projet et qui pourront être traitées en cas de surplus de ressources ; enfin les tâches ayant une fonctionnalité optionnelle à exécuter dans une échéance ultérieure. En comparant une tâche par rapport à chaque critère soulevé ci-dessus, vous aurez une idée du degré de priorité d’une tâche.
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Recourir à des habitudes et outils pour appliquer une gestion des priorités :
Identifier les priorités est une chose, adopter les gestes adéquats pour les gérer en est une autre. Il se peut que plusieurs tâches soient qualifiées prioritaires. Comment donner la priorité à une tâche plutôt qu’à une autre si toutes sont importantes ? Le risque pour le manager serait de s’éparpiller. Dans ce cas, il doit établir un objectif principal. De là, il pourra identifier les tâches qui devraient contribuer à la réalisation de cet objectif principal, ce seront les tâches prioritaires. Le second défi pour le manager serait d’accepter de se dessaisir de certaines de ses missions et de se défaire de son penchant à vouloir tout faire : c’est la délégation. Grâce à cette solution, il pourra se concentrer sur les tâches les plus importantes qui requièrent le plus sa présence.
