Comment être efficace dans la gestion administrative et financière de son entreprise ?

Que votre entreprise soit une TPE ou une PME, sa pérennité repose sur une bonne gestion administrative et financière. Quel que soit le domaine d’expertise, gérer les factures, la comptabilité, les assurances… est une affaire qui concerne chaque société. Comment être efficace dans la gestion administrative et financière de son entreprise ? Nos conseils. 

 

Segmenter les tâches 

 

Au fur et à mesure que votre entreprise s’élargit, tant en nombre de salariés qu’en chiffre d’affaires, le volume des tâches administratives et financières augmente également. Une entreprise fonctionne comme un groupe. Pour que chaque action ait une valeur, l’organisation doit être au rendez-vous. Pour une entreprise TPE/PME, il est donc primordial de mettre en place une politique d’administration qui vous permettra d’être en règle avec la loi dans l’exercice de vos fonctions et de vos objectifs stratégiques. 

Mais comment y parvenir ? Vue en globalité, les tâches à accomplir se montrent très lourdes, les remettre à plus tard est très tentant. C’est pourquoi segmenter en petite section les TO DO. De cette manière, vous pouvez définir des objectifs à court terme facilement atteignable. 

 

Définir les agents responsables

 

La gestion administrative et financière d’une entreprise requiert des compétences dans le domaine de la comptabilité, de la ressource humaine et un responsable de logistique achat et vente. 

Une fois que vous avez segmenté les tâches à court, moyen et à long terme à effectuer, il est maintenant temps de définir les agents qui vont s’en occuper. La gestion de la finance est évidemment confiée à un comptable. Cet expert est indispensable à votre entreprise, car il va s’assurer les tâches autour de factures (création du fichier, envoi, suivi), le paiement des impôts, les taxes…

Les responsables des ressources humaines quant à elles, sont chargés de tout ce qui touche les salariés. (les congés, les contrats d’embauche et de résiliation… ) 

La gestion des stocks est l’affaire du responsable de vente, ainsi que le service après-vente ou SAV. 

Les responsables doivent connaître leur rôle afin de respecter la bonne organisation de l’entreprise. 

 

Automatiser les tâches 

 

L’automatisation des tâches s’applique également aux TPE et PME. Elle n’est pas seulement réservée aux grandes entreprises. Au démarrage d’une activité, la liste des tâches urgentes à accomplir est très longue. L’automatisation est la solution idéale pour les tâches répétitives. Par exemple, les fiches prospect et client, les facturations, la comptabilité. 

En optant pour cette stratégie, cette mission sera exécutée proprement et allège votre emploi du temps. Vous économiserez également sur votre budget, car au lieu d’engager une ressource, le logiciel s’en occupera à sa place. Sa réalisation est tout aussi facile à mettre en place. Vous devez commencer à lister les missions que vous désirez automatiser. Ensuite, procéder à la recherche des logiciels, applications ou un système informatique qui saura répondre à vos besoins. 

 

Recourir à l’externalisation de service 

 

Vous êtes un chef d’entreprise, mais vous n’avez pas de compétences ou de temps à consacrer à des tâches administratives ou financières ? Les offres d’externalisation de service sont ce qu’il vous faut. Cette solution permet de décentraliser cette fonction, mais aussi de vous aider à garder la main sur votre budget. Toutefois, bien choisir ses prestataires est primordial. 

Ces conditions s’appliquent également aux ressources humaines. Le chef d’entreprise peut faire appel à un cabinet de recrutement qui lui fera économiser du temps. L’externalisation de service permet d’engager des personnes qui sont des spécialistes dans ce domaine, la productivité et la compétitivité du marché font que les services prônent l’excellence. 

Avant de vous lancer, vous devez passer par la phase de pré-externalisation où l’entreprise va préparer la délégation des missions. Ensuite, il y a l’externalisation en question. Ici, il s’agit de la signature du contrat qui renferme vos attentes. Et enfin, la phase post-externalisation où le suivi de la prestation se déroule, si la prestation est à la hauteur de ce que vous souhaitez.