Comment dématérialiser ses factures ?

La digitalisation ne cesse de se répandre dans les secteurs d’activité humaine et s’est invitée dans les entreprises. Elle y assoit définitivement sa place avec l’obligation depuis le janvier 2020 pour les microentreprises d’éditer des factures numériques. Avec cette loi, c’est désormais l’ensemble des structures économiques, en passant des PME aux grandes entreprises, qui est soumis à cette obligation.  Un comportement écologique, un comportement économe, un comportement soucieux du bien-être de ses salariés et de la simplification de la vie des entreprises, ces arguments devraient être suffisants pour séduire le dirigeant d’entreprise que vous êtes à se rallier au projet. Vous avez envie de réussir l’introduction de cette pratique au sein de votre entreprise ? Cet article est un guide pour vous dévoiler les méthodes, les obligations résultant de la dématérialisation et les acteurs.

Les méthodes de dématérialisation des factures :

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Il y a deux méthodes de dématérialisation à distinguer selon l’objectif visé.  La portée de chaque dématérialisation sera différente.

  • La dématérialisation simple consiste à numériser les factures qui existent sous format papier. La facture numérique ainsi obtenue pourra être archivée dans les données de l’entreprise ou être envoyée aux fournisseurs ou clients. Une telle facture numérique n’a pas de valeur juridique pour prétendre à un rôle de preuve. De ce fait, l’entreprise devra garder l’original sous format papier. En passant outre cette obligation, vous vous exposez à une infraction à la réglementation fiscale et législation française. L’objectif visé ici est une facilitation du système d’archivage et d’envoi de documents au sein de l’entreprise. 
  • Si la dématérialisation simple se réduit à une simple numérisation des factures, la dématérialisation fiscale innove le système de facturation au sein de l’entreprise, qui sera désormais numérisé. Les factures créées au sein de l’entreprise et envoyées aux fournisseurs et clients seront désormais des factures numériques, appelées également factures électroniques. La facture électronique ainsi aura une valeur juridique : l’entreprise pourra s’affranchir des factures sous format papier.

 

     Les obligations découlant de la dématérialisation des factures :

  • Vous ne serez pas dans un terrain totalement inconnu dans la création de vos factures électroniques. Une facture électronique rejoint la facture sous format papier sur un point :  elle doit contenir certaines mentions obligatoires. Elle ne sera valable que si elle présente certaines qualités : authenticité, intégrité et lisibilité. Vous pouvez choisir entre trois outils pour garantir ces qualités. D’abord, la signature électronique. Une précision s’impose préalablement, elle ne se réduit pas à une signature numérisée. Grâce à un outil délivré par le tiers certificateur, et un code envoyé au signataire, la signature sera apposée sur le document, et sera un moyen d’identification du signataire. Ensuite, la structuration des factures par le biais d’une échange de Données Informatisées (EDI) : une plateforme partagée par deux entreprises qui sera l’outil de partage de données entre elles. Ce qui assurera la sécurité de l’échange. Enfin, la Piste d’Audit Fiable est une procédure de contrôle instaurée par l’entreprise qui porte sur les activités de facturation. Ce qui assurera la preuve de la validité des factures.
  • Outre ces obligations dans la création des factures électroniques, il pèse sur l’entreprise une obligation d’archivage des factures électroniques, tout comme les factures sous format papier. Vous devez conserver vos factures électroniques pour une durée de 10 ans. En méconnaissant cette obligation, prévoyez jusqu’à 75 000 euros dans votre portefeuille à titre d’amende.

 

Les acteurs de la dématérialisation :

Mais qui va bien pouvoir dématérialiser vos factures ?

  • L’entreprise peut elle-même dématérialiser ses factures. Mais elle devra alors se moderniser et ainsi investir. Moderniser ses moyens matériels en se dotant de logiciels performants capables d’assurer un système d’archivage électronique sécurisé. Il faudra aussi former le personnel à manier ces nouveaux outils.
  • Pour une entreprise à la recherche d’un investissement minimal, l’externalisation de la dématérialisation est un choix de première place.