Comment démarrer en 5 étapes un projet d’externalisation ?

Un projet d’externalisation peut être envisagé que vous soyez E-commerçants, Responsables d’un cabinet de recrutement, Consultants, dirigeants d’entreprise TPE/ PME…

Nous voilà en plein début de l’été…la période idéale pour repenser l’organisation de son Business et pourquoi pas réfléchir à une éventuelle externalisation. Vous hésitez à vous lancer…? Voici une infographie qui décrit rapidement les 5 étapes clés d’un projet d’externalisation.

 

Sachez qu’il est assez simple de mettre en oeuvre un projet d’externalisation, à condition de respecter une méthodologie de démarrage. La méthodologie repose sur différentes étapes incontournables pour le bon déroulement du projet.

Étape 1 : Quelles missions peut-on externaliser ?

Identifier précisément les tâches à externaliser est d’une grande importance. Découvrez dans cet article, les missions que vous pouvez déléguer à des opérateurs ou assistant à distance: ne sous-estimez pas la multitude de missions que vous pouvez aisément déléguer à un pool d’opérateurs à distance !

Étape 2 : Formaliser un brief par écrit, vidéo ou audio

Les tâches à externaliser doivent être récurrentes, chronophages et traduisibles en procédure, à l’image d’une recette de cuisine. Cette phase de briefing en amont et d’entrée d’informations, faite avant le début de la collaboration « Personal boss – assistant virtuel », est extrêmement importante pour la suite et la réussite de l’externalisation de services. Le brief peut-être par écrit, vidéo ou audio.

Étape 3 : Test sur un mini échantillon puis test grandeur nature

Il est temps maintenant de passer au test ! L’équipe après avoir pris en connaissance des procédures, fera un test sur un mini-échantillon de données à traiter, puis ensuite sur un plus grand échantillon. L’objectif est d’estimer le temps passé sur la mission, de mettre à jour le brief et les modes opératoires.

Étape 4 : Démarrage du projet

Une fois les modes de collaboration validés et les métriques mis en place, vous êtes prêts, à démarrer un premier projet d’externalisation. Pendant les premières semaines, la phase « Warm Up », nous prendrons le temps de vous accompagner pour améliorer progressivement la collaboration : ajuster les métriques, indicateurs de performance.

Étape 5 : Évaluation

Au bout de 15 jours à un mois, nous élaborerons un premier bilan.

Ci-dessous, retrouvez une infographie résumant le démarrage d’un projet d’externalisation :

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