Nous avons l’habitude de dire que le temps, c’est de l’argent. Cependant, la valeur du temps est encore plus importante que nous le pensons. Combien de dirigeants ont échoué à cause d’une mauvaise gestion du temps ? Et combien de situations personnelles se sont détériorées ? Sachez comment dégager du temps dans la journée pour éviter de les rejoindre.
Regroupez les tâches par ordre de priorité !
En tant que leader d’une entreprise, la gestion des priorités est l’étape clé pour maîtriser votre temps de travail. Vous devez répartir les tâches qui vous attendent entre les trois catégories suivantes :
- Urgentes et importantes : à traiter dans les plus brefs délais.
- Importantes, mais peu urgentes : à faire vous-même, mais à prévoir pour plus tard.
- Urgentes, mais peu importantes : à déléguer dans les plus brefs délais.
- Peu urgentes et peu importantes : à laisser de côté ou à abandonner.
La première catégorie concerne les tâches dont la non-réalisation peut rapidement affecter le bon fonctionnement de votre organisation. Ces tâches doivent être traitées en priorité avant les tâches importantes. Pour les tâches moins urgentes et moins importantes, vous pouvez les reporter ou les réaliser après les autres pour libérer du temps.
Évitez tout ce qui vous fait perdre du temps !
Même si vous pouviez travailler 24 heures d’affilée, ce ne serait pas suffisant ! Votre temps n’est jamais assez long pour vous occuper de toutes les tâches liées à votre travail. Vous devez à tout prix éviter de perdre du temps. Nous vous conseillons de vous concentrer sur les tâches les plus stratégiques et importantes plutôt que sur les éléments secondaires.
Vous pouvez éviter les réunions qui ne nécessitent pas vraiment votre intervention. Le temps ainsi gagné peut être réparti entre les tâches les plus importantes. Par exemple, le traitement des e-mails exigeant une réponse urgente, ou la formalisation d’une nouvelle collaboration avec un partenaire.
Pour gagner en efficacité dans votre démarche pour ne pas perdre du temps inutilement dans la journée, vous pouvez recourir à des applications dédiées comme Smartsheet, Trello ou Asana.
Planifiez vos tâches en tenant compte des imprévus !
La planification des tâches est essentielle pour libérer du temps dans votre journée de travail. Cependant, les mauvaises surprises font partie de la vie d’un entrepreneur. Pour éviter d’être pris au dépourvu, vous devriez réserver 10 % de votre temps de travail quotidien pour faire face aux imprévus. Cette anticipation vous évitera de perdre de vue vos priorités tout en vous laissant une marge de manœuvre suffisante pour éviter les problèmes qui pourraient survenir au cours de votre travail. Notez qu’il existe également des logiciels de planification tels que Forecast, Monday.com, actiTIME et Timesheets. Utilisez l’outil qui vous convient, tant qu’il vous aide à maîtriser votre temps !
Optez pour la délégation à distance !
Beaucoup d’entrepreneurs ne sont pas encore convaincus que la délégation est l’une des clés pour libérer du temps. Vous devez éviter de tout faire par vous-même, ce n’est pas une option ! Pensez à confier à quelques-uns de vos collaborateurs une partie des tâches qui vous incombent. Cela vous permettra de dégager du temps pour les autres aspects de votre vie tout en permettant à ceux-ci d’acquérir de nouvelles expériences.
Mais la délégation ne pourra-t-il pas entraîner une perte de contrôle de votre entreprise ? La réponse est non. Il s’agit en effet de transmettre l’exécution des tâches déléguées à vos collaborateurs, tout en préservant votre droit de vous occuper de la supervision. Le secret d’une délégation réussie réside dans votre bonne organisation en interne, ensuite la relation avec vos prestataires.
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