Comment bien gérer mon agenda ?

Le fait de vous poser cette question signifie déjà que vous avez du mal à exploiter la principale ressource qui vous est donnée pour réaliser vos tâches quotidiennes : le temps. Ne paniquez cependant pas, car avec une bonne gestion de votre agenda, vous pourrez vous améliorer dans l’organisation de votre travail. Voici donc quelques précieux conseils allant dans ce sens.

Optez pour le bon type d’agenda

La première question à vous poser pour bien gérer votre agenda concerne le type d’agenda à privilégier. A l’ère du numérique, vous ne pourrez pas vous passer des agendas électroniques. Si vous n’en avez donc pas encore sur votre Smartphone et/ou votre ordinateur, il est temps de vous y mettre. Sachez que certains de ces outils sont accessibles gratuitement, mais pour profiter de fonctionnalités plus avancées, les solutions payantes sont incontournables. A noter que la plupart des agendas électroniques sont facile à prendre en main et peuvent se synchroniser aux données de votre Smartphone ou de votre ordinateur.

Faut-il donc totalement délaisser la solution traditionnelle de gestion d’agenda ? La réponse est non. Si vous êtes encore habitué aux agendas-papier, rien ne vous empêche d’en utiliser parallèlement avec un agenda électronique.

Faites la distinction entre importants et urgents

L’agenda a pour vocation de vous rappeler vos déplacements et vos tâches à réaliser de la journée. A noter cependant que dans la vie de responsable d’entreprise, il est difficile d’être partout et sur plusieurs tâches à un seul moment. Pour gérer votre agenda donc, vous devrez catégoriser vos déplacements et tâches par ordre de priorité. La première catégorie devra contenir les tâches dites urgentes, c’est-à-dire les plus vitales pour votre activité.

Les tâches importantes devront se trouver dans la deuxième. Elles sont aussi indispensables pour le fonctionnement de votre organisation, mais à un degré légèrement moindre. Il y a enfin les tâches accessoires qui pourront être déléguées à un ou plusieurs de vos collaborateurs ou être réalisées après celles des deux catégories précédentes.

A chaque plage horaire, la même catégorie de tâches

Notre cerveau est programmé naturellement à ne s’occuper que d’une seule chose à la fois. La théorie selon laquelle les hommes sont séquentiels et les femmes multitâches va ainsi à l’encontre d’une organisation naturelle. Quelle que soit en effet votre appartenance à ces genres, votre cerveau se fatiguera rapidement en traitant en même temps des informations qui n’ont aucun lien entre eux.

Pour la gestion de votre agenda donc, prévoyez les mêmes catégories de tâches pour chaque plage horaire. Ce qui implique la nécessité d’avoir un aperçu du travail qui vous attend avant de tout organiser. Ce n’est pas pour rien que beaucoup de dirigeants préfèrent organiser leurs réunions intérieures le matin du lundi et celles extérieures l’après-midi.

Référez-vous à vos propres rythmes

Pour bien gérer votre agenda, vous devrez également penser à votre capacité de vous y soumettre. Organisez ainsi votre emploi du temps en fonction de vos propres rythmes. Vous vous estimez être plus productif et concentré le matin ? Prévoyez donc, pour vos débuts de journées de travail, les tâches qui requièrent plus d’efforts intellectuels. Le lundi, vous manquez de dynamisme ? Envisagez de n’y réaliser que les tâches relatives à l’organisation générale de votre entreprise et qui ne demandent pas beaucoup d’énergie. Apprêtez-vous cependant, les jours suivants, à vous occuper des charges de travail plus lourdes.

Auto-évaluez-vous régulièrement pour apporter les modifications nécessaires

Une bonne gestion de votre agenda passe également par une capacité à vous auto-évaluer régulièrement. La fin de semaine est le meilleur moment pour cela. En effet, même si vous avez respecté à la lettre la planification relative à une semaine de travail, vous pourrez constater que certaines choses n’ont pas marché et méritent ainsi d’être corrigées. Profitez de ce moment d’auto-évaluation pour réaliser les réajustements nécessaires et surtout pour pouvoir vous dégager du temps.