Comment automatiser mes gestions d’email ?

Ne pas maîtriser les flux d’e-mails incessants peut impacter votre productivité dans la société. Cela peut-être également une source de stress. Inconsciemment, vous gaspillez en effet beaucoup de temps en répondant un par un à vos courriers électroniques et à les consulter chaque fois que vous soyez notifié. Bien évidemment, grâce à la digitalisation, de nombreux outils et méthodes sont là pour vous aider. 

L’automatisation des e-mails

La première méthode est de créer des filtres. En effet, vous pouvez filtrer vos e-mails automatiquement, pour qu’ils puissent être classés, étiquetés et transférés. L’objectif est de regrouper les e-mails sur un projet par exemple dans un même dossier. Avec cette technique, votre boîte sera bien organisée et vous allez gagner plus de temps vu que vous n’allez plus faire ces tâches manuellement. Pour créer un filtre sur Gmail vous pouvez procéder comme suit : 

Ouvrir Gmail ensuite, allez dans le champ de recherche et cliquez sur la flèche où vous allez entrer vos critères de recherche. Une fois que vous avez entré ces derniers vous cliquerez sur “créer un filtre à partir de cette recherche” et vous choisissez les actions à associer aux filtres et enfin appuyez sur “créer le filtre”.

Vous pouvez aussi utiliser boomerang qui est un plugin de navigateur pour programmer l’envoi de vos e-mails. Il permet également de gérer les mails en attente. Et à partir de votre agenda électronique le plugin va vous proposer des dates de rendez-vous.

Désabonnez-vous des newsletters. Pour se désinscrire, il suffit juste de cliquer sur la mention “se désabonner’’. Par contre, il se pourrait que vous étiez abonné à de nombreuses newsletters. Pour remédier à cela, vous pouvez utiliser Unroll.me qui est un service gratuit qui va vous aider à trier vos abonnements. De ce fait, vous allez choisir facilement qui allez-vous conserver, qui rejeté.

Utilisez des modèles d’e-mails afin de répondre facilement aux mêmes types d’e-mails. Vous pouvez les préparer en avance ainsi que les réutiliser. Cette fonctionnalité est disponible sur Gmail et les autres boîtes. Pour utiliser un modèle vous pouvez procéder comme suit : créez un nouvel e-mail ou bien répondez au message d’une autre personne. Ensuite, vous allez insérer votre modèle de mail. Vous cliquerez sur la petite flèche juste à côté de la corbeille. Cette flèche peut en effet apporter plus d’options où vous allez sélectionner l’option “réponses standardisées”. Repérez la section “insérer”. Vous allez voir que les réponses seront dans votre e-mail et il ne vous reste plus qu’à entrer l’objet et les destinataires.

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Toujours sur Gmail: vous devez cliquer sur “nouveau message” afin de créer un nouveau message standardisé. Ne remplissez pas le champ “objet” et “destinataires’’ mais tapez simplement le message que vous voulez faire comme modèle. N’utilisez pas la signature automatique. Pour enregistrer le message, vous allez cliquer sur la petite flèche vers le bas près de la corbeille. 

Un petit tuyau : quand vous rédigez des messages, évitez de gros blocs de mots sans sauts de paragraphe. L’essentiel, c’est d’être bref mais clair.

Liez vos e-mails à d’autres applications.

Utilisez l’e-mail dans les moments opportuns, autrement dit au moment où vous en avez vraiment besoin. Si vous voulez être plus productif, l’idéal est de désactiver les notifications et de les consulter 1 à 2 fois par jour. Si vous avez quelque chose à communiquer à votre collègue, vous pouvez directement aller dans son bureau plutôt que d’envoyer un e-mail. Non seulement, vous gagnerez plus de temps, mais vous aurez aussi directement une réponse plus rapide. Mais vous pouvez aussi utiliser les lignes téléphoniques de l’entreprise si vous ne voulez pas vous déplacer. L’idée ici est de simplifier les choses dans la mesure du possible.

En somme, en automatisant vos e-mails, vous gagnerez plus d’efficacité dans votre productivité, elle vous permet également de consacrer plus de temps et d’énergie dans des tâches plus importantes, etc.