Les réunions à distance sont devenues un moyen de communication essentiel pour les entreprises. De même que durant la période de pandémie, toutes les entreprises optent pour une solution visioconférence pour leur réunion. Actuellement, plusieurs plateformes de visioconférence ont vu le jour, comme : Zoom ; Livestorm ; BlueJeans ; etc.
Tous ces outils existent pour améliorer les réunions à distance. Suivez dans cet article les bonnes astuces pour réussir vos réunions à distance comme un vrai professionnel.
Comment assurer votre visioconférence comme un pro ?
Une réunion à distance permet à plusieurs personnes situées à des endroits différents de discuter et de collaborer dans une salle virtuelle.
Depuis les temps du télétravail, il faut savoir s’organiser pour favoriser et optimiser ce type de réunion.
Parfois, des imprévus de dernière minute nous empêchent de tenir une réunion efficace. C’est pourquoi il faut toujours commencer par une bonne préparation.
1. Une préparation méthodique :
L’organisation d’une réunion à distance est la même qu’une réunion classique, à quelques différences près…. comme préciser l’heure du déroulement de la réunion, il se peut que les autres participants n’aient pas les mêmes décalages horaires que vous.
Vous devez fixer au préalable des horaires convenables pour tout le monde.
Le choix de l’échange audio et/ou vidéo est également une décision primordiale avant de démarrer la séance.
Les appels audio et vidéo sont intéressants pour les personnes qui ne se connaissent pas, car ça facilite la communication. Cela permet aussi aux participants de se voir en direct.
Une équipe dédiée à distance est la solution !
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2. Établir des règles :
Pour organiser une visioconférence, il faut établir quelques règles, ensuite les partager aux participants, via une charte de télétravail comme :
- Avoir un matériel adapté : laptop, micro, webcam et téléphone
- Occuper une pièce calme et tranquille
- Avoir une connexion internet stable, pour éviter tout bug occasionné
- Et surtout faire attention à l’arrière-plan pendant les visioconférences !
En effet, que ce soit en présentiel ou à distance, vous devez toujours :
- Identifier le but de la réunion
- Définir les points à discuter
- Distribuer des rôles aux participants
- Faire un planning
- Préparer les supports (PowerPoint, Excel…)
- Mettre en avant des propositions
3. Désigner un animateur :
Pour planifier une visioconférence, vous devez également désigner un animateur. Cela va rendre la discussion entre les participants plus fluide.
L’animateur doit être un “leader”, capable d’animer la séance avec assiduité.
C’est au leader de présenter aux participants le déroulement de la réunion.
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4. Bien choisir les outils adaptés à son équipe :
Le choix des outils dépend de vos préférences, de votre budget, et de vos attentes par rapport à la qualité de la réunion.
Voici quelques outils que nous vous mettons en avant :
- Google Hangouts Meet : elle est plus professionnelle et très fluide pour ceux qui sont abonnés à Google workspace.
- Zoom : elle s’est fait connaître durant la crise sanitaire que tout le monde a subie. Depuis, elle est devenue le meilleur outil de visioconférence pour les professionnels avant l’apparition de Google hangouts meet.
- Skype : elle est plus utilisée en interne qu’en externe.
- Microsoft Teams : c’est une plateforme de communication collaborative et personnalisable, qui facilite la visioconférence. L’outil est actuellement disponible dans 181 pays et est traduit en 25 langues.
Ces quelques outils collaboratifs facilitent les échanges entre collaborateurs via :
- Des messageries instantanées ;
- La gestion de projets ;
- Augmenter la productivité ;
- Stocker les données ;
- Partager des fichiers ;
- Organiser des réunions à distance ;
Après que votre réunion se soit bien passée, il n’y a rien de mieux qu’un feedback.
Dorénavant, à chaque fin d’une réunion, établissez toujours un compte-rendu ou un retour de compréhension. Elle permet de savoir si la réunion a été efficace. De plus, elle permet de conserver une trace des interactions et des décisions prises, mais également les plans d’action définis au cours des différents échanges. Avec tous ces points que nous avons vus, vous allez réussir votre réunion et ainsi épater vos collègues.
