C’est quoi la gestion mail ?

L’email est incontestablement l’outil de communication  le plus prisé dans le milieu  professionnel. Chaque jour, nous gérons un important flux de mails portant sur des objets les plus  diversifiés : en passant par des mails sur les contrats en cours aux mails sur les biens de l’entreprise. Face à cette profusion de mails, il est facile de se perdre. Saviez-vous que le temps moyen passé par un cadre pour consulter quotidiennement ses mails s’élève à cinq heures et demie ? C’est sûrement votre cas si vous avez du mal à vous déconnecter et êtes constamment en train de checker votre boîte de réception ou si vous lisez tous les mails que vous recevez par peur de manquer quelque chose. Votre  mauvaise habitude a un nom : le syndrome du Fear of Missing Out. Inutile de vous dire que vous dispensez votre énergie et temps à consulter votre messagerie au lieu de vous consacrer à des tâches à plus grande valeur ajoutée. Trouver une meilleure méthode de gestion et d’organisation de mails devient plus que nécessaire.

Révisez votre méthode de gestion de mails :

Dites-moi comment vous consultez vos mails, je vous dirais à quel point vous êtes efficace dans votre gestion du travail. Les deux éléments sont en effet en corrélation.

  • La méthode de gestion de mails la plus répandue est la lecture chronologique : on les gère et traite en continu à mesure qu’ils arrivent. Si c’est votre cas, on doit vous dire que vous gérez mal vos mails. Le premier risque serait que vous vous éparpillez face à la grande quantité de mails que vous recevez.  Vous allez être constamment interrompu dans vos tâches par les arrivées continues de mails. Bonjour le  stress et l’anxiété. Le second risque serait que vous consacriez du temps et de l’énergie à des tâches qui n’avaient pas besoin d’un traitement immédiat. Et surtout, vous allez peut-être utiliser votre temps de concentration optimale à des tâches futiles au détriment des tâches les plus importantes. Vous pouvez dire adieu à votre efficacité au travail.

 

  • La première solution pour ne pas se noyer dans ses messageries est tout d’abord de les réduire au  strict minimum. Désinscrivez-vous des newsletters ou abonnements que vous n’allez même pas consulter. Vous voulez organiser vos priorités au lieu de vous laisser rythmer par vos mails ? La solution serait d’établir l’horaire de consultation des mails. De cette manière, vous aurez le contrôle sur vos priorités sans se laisser perturber par les mails que vous recevez en continu . Vous pouvez être sûr d’adopter la mesure adéquate à chaque mail reçu : suppression des mails qui ne sont pas importants, réponse et traitement des mails les plus importants.

Utilisez les différents outils de Gmail :

Pour optimiser votre gestion mails, Gmail met à votre disposition différentes fonctionnalités. En principe, tous les mails sont stockés dans la boîte de réception. Les différentes fonctionnalités que nous allons analyser apportent un traitement particulier à chaque mail reçu.

La gestion d'email

  • Normalement, tous les mails reçus sont regroupés indistinctement dans la boîte de réception. Grâce à la fonctionnalité classement automatique, vos mails seront regroupés et classés de manière stratégique. Et ce de façon automatisée, sans que vous perdiez du temps à les classer manuellement. Mails des clients, mails promotionnels, newsletters n’ont en effet pas le même niveau de priorité. Plusieurs critères sont possibles pour effectuer ce classement : la personne qui envoie le mail,  votre place dans le mail : destinataire principal et destinataire en copie, l’objet du mail, les mots contenus dans le mail…

 

  • Corrélativement à ce classement automatique,  des mesures spécifiques vont être attribuées à chaque classement : c’est le filtre automatique.  Certains mails seront immédiatement supprimés, certains seront automatiquement étiquetés Important, d’autres iront rejoindre l’archive, seuls les plus importants atterriront dans la boîte de réception. Le filtre automatique, au delà de son rôle de filtre aide à organiser les priorités.