L’e-mail est l’outil de communication le plus prisé dans le milieu professionnel. La gestion mail s’impose à tous les professionnels. Chaque jour, nous gérons un important flux de mails portant sur des objets les plus diversifiés. En passant par des mails sur les contrats en cours, puis aux mails sur les biens de l’entreprise.
Face à cette profusion de mails, il est facile de se perdre. Saviez-vous que le temps moyen passé par un cadre pour consulter ses mails s’élève à cinq heures et demie ? C’est sûrement votre cas si vous avez du mal à vous déconnecter. Ou si vous lisez tous les mails que vous recevez par peur de manquer quelque chose. Cette mauvaise habitude a un nom : le syndrome du “Fear of Missing Out”
Inutile de vous dire que vous dispensez beaucoup de temps et d’énergie à consulter votre messagerie au lieu de vous consacrer à des tâches à plus grande valeur ajoutée. Trouver une meilleure méthode d’organisation et de gestion des e-mails devient plus que nécessaire.
Révisez votre méthode de gestion de mails
Dites-nous comment vous consultez vos mails, nous vous dirons à quel point vous êtes efficace dans votre gestion du travail. Ces deux éléments sont en corrélation :
La lecture chronologique est la méthode de gestion de mails la plus répandue. Cela consiste à gérer et à traiter les e-mails en continu à mesure qu’ils arrivent. Si c’est votre cas, votre gestion mail n’est pas efficace. Pourquoi ?
- Le premier risque serait que vous vous éparpillez face à la grande quantité de mails que vous recevez. Vous allez être constamment interrompu dans vos tâches par les arrivées continues de mails. Bonjour le stress et l’anxiété !
- Le second risque serait que vous consacriez du temps et de l’énergie à des tâches qui n’avaient pas besoin d’un traitement immédiat. Et surtout, vous allez peut-être utiliser votre temps de concentration optimale à des tâches futiles. Vous pouvez dire adieu à votre efficacité au travail !
Une équipe dédiée à distance est la solution !
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Quelle est donc la solution optimale ?
Tout d’abord, la première solution pour ne pas se noyer dans ses messageries est de les réduire au strict minimum. Vous devez vous désinscrire des newsletters ou des abonnements que vous n’allez même pas consulter.
Voulez-vous organiser vos priorités au lieu de vous laisser rythmer par vos mails ? La solution serait d’établir l’horaire de consultation des mails. De cette manière, vous aurez le contrôle sur vos priorités sans se laisser perturber par les mails que vous recevez en continu. Vous pouvez être sûr d’adopter la mesure adéquate à chaque mail reçu. Par exemple, supprimez les mails non-importants, et répondez et traitez d’abord les mails plus importants.
Utilisez les différents outils de Gmail
Gmail met à votre disposition différentes fonctionnalités pour optimiser votre gestion mails. En principe, tous les mails sont stockés dans la boîte de réception. Ainsi, les différentes fonctionnalités que nous allons analyser apportent un traitement particulier à chaque mail reçu.
La boîte de réception regroupe indistinctement tous les mails reçus. Vos mails peuvent être regroupés et classés de manière stratégique grâce à la fonctionnalité classement automatique. Et ce, de façon automatisée, sans que vous perdiez du temps à les classer manuellement.
Corrélativement à ce classement automatique, des mesures spécifiques vont être attribuées à chaque classement : c’est le filtre automatique. Certains mails seront immédiatement supprimés, certains seront automatiquement étiquetés “important”, d’autres iront rejoindre l’archive, seuls les plus importants atterriront dans la boîte de réception. Le filtre automatique, au-delà de son rôle de filtre aide à organiser les priorités.
Conclusion
La gestion de votre boîte mail est très importante, car elle vous aidera à mieux organiser vos activités professionnelles. Cependant, la gérer correctement nécessite d’énormes investissements en temps et en énergie. C’est pourquoi, afin d’avoir le temps de vous concentrer sur des tâches à valeur ajoutée, vous devez collaborer avec une équipe dédiée à distance. Votre équipe se chargera de la gestion de votre boîte aux lettres et vous fournira toutes les informations nécessaires. Notez que la réalisation d’une tâche, quelle qu’elle soit, nécessitera toujours la présence d’une intelligence humaine, même s’il existe des outils d’automatisation.
