Dans les pays anglo-saxons, nombreux sont les cabinets de recrutement qui collaborent déjà avec une équipe d’assistants à distance (assistant virtuel) pour les assister dans les tâches récurrentes. En effet, le RPO est désormais bien installé dans les mentalités et dans l’organisation stratégique des cabinets de recrutement. Nous avons déjà abordé ensemble : la saisie de CVs, la mise à jour de données CV,… Nous allons maintenant voir la gestion des RDVs des consultants, soit la totalité de leur agenda.
En effet, le cœur de métier de vos consultants est d’écouter, recueillir les besoins de leurs clients…Il serait ainsi intéressant de leur épargner toutes les tâches chronophages liées au processus de recrutement.
Objectif : se concentrer uniquement sur le suivi commercial, la relation client et la sélection et rencontre des candidats. Effectivement, gérer la prise de RDVs pour les rencontre candidats exige un temps considérable, pour les consultants.
Toutefois, la méthode de délégation s’avère être une problématique pour tout consultant étant donnée la constante difficulté de jongler entre les exigences et besoins des deux principaux interlocuteurs : les candidats en recherche d’emploi et leurs clients
La gestion de l’agenda par un assistant à distance (assistant virtuel)
Sachez que cette mission ne se limite pas au fait de booker un RDV sur l’agenda en soi. Un assistant à distance peut très bien s’occuper de la gestion des échanges par mail ou par téléphone liés à la prise de rendez-vous. Viennent ensuite la création d’événements sur l’agenda et l’insertion des informations nécessaires sur la carte, lorsqu’un rendez-vous est convenu. Une fois réalisé, l’assistant virtuel peut envoyer des rappels de rendez-vous la veille ou quelques heures (24h) avant le rendez-vous tant au consultant qu’aux candidats.
Comment déléguer simplement et rapidement ?
Pour toute externalisation de tâches, l’élaboration d’une procédure simple, précise et détaillée, est d’une grande importance. Pour le cas de la gestion d’agenda, vous pouvez renseigner toutes consignes relatives à la gestion de vos agendas : la liste de vos interlocuteurs, les moments où vous pouvez les recevoir, la sélection des disponibilités les plus adaptées, les codes couleur que vous utilisez, l’adresse de rendez-vous, les urgences…
Vos avantages…
Le Saviez-vous ? La gestion de l’agenda occupe au moins 1/3 de votre journée ? Le déléguer ne vous procurera qu’un gain de temps considérable ! Vous diminuez les risques d’oublier les RDVs qui décalent tout votre planning. Finis également les agendas papier, un assistant à distance travaille avec des outils pratiques pour plus de rapidité et de sûreté dans l’accomplissement de la mission. Et surtout, vous ferez bénéficier à vos consultants, d’un confort psychologique, non négligeable et ils pourront enfin mettre fin au célèbre multitasking, qui nuit gravement à la productivité. Et les 30% de temps gagné, seront consacrés uniquement à leur zone de brillance.
