Le monde du marketing est en perpétuelle évolution et jamais à court de méthodes efficaces. Le workflow ou « flux de travail » en français figure parmi les tendances du moment. C’est l’un des outils les plus prisés par les connaisseurs dans le domaine du Digital. C’est quoi l’automatisation de workflow ? Quels sont les types d’outils workflow disponibles ? workflow gratuit ou payant ?
Workflow définition
Le workflow est un processus facilitant la circulation d’informations. Il automatise ces dernières afin d’aboutir à un travail bien plus optimisé. Il est représenté sous forme de diagramme. Ainsi, il permet de bien mettre au point l’organisation et la gestion des flux opérationnels. L’importance de l’outil workflow est manifestée par sa faculté de départager les tâches dès son acheminement jusqu’à son achèvement. Il gère alors le bon avancement du projet en notifiant les collaborateurs concernés.
Automatisation de workflow, c’est quoi ?
L’automatisation de workflow ou encore « automatisation du flux de travail » assure le suivi automatique des documents. Elle minimise les pertes de temps, mais aboutit à meilleur résultat. En bref, cet outil met en place la ligne éditoriale d’une mission. Ce sont les entreprises baignant dans l’univers du marketing qui en font usage. Ce système a été élaboré aussi dans l’intérêt des salariés. L’objectif, c’est qu’ils puissent accroître leur productivité en évitant de s’attarder sur une tâche spécifique.
En quoi l’automatisation de workflow est-elle importante ?
Vu que son utilisation nécessite peu d’intervention humaine, on bénéficie d’un gain en rapidité, mais les résultats restent efficaces.
L’automatisation de workflow est importante dans la mesure où cette dernière :
- Donne l’opportunité de suivre, de piloter et de traiter un projet en toute sécurité.
- Réduit les erreurs commises suite à des présences physiques.
- Limite la durée d’attente dans les traitements ainsi que la validation d’un projet.
- Permet de se défaire des tâches aléatoires, mais assure le rééquilibrage au niveau de la répartition.
Pourquoi je n'arrive pas à me dégager du temps ?
Épargnez la seule chose qu’une entreprise ne pourra jamais acheter : le temps !
Workflow exemples :
Les outils workflow sont disponibles en versions gratuites ou aussi outils open source comme : Pandadoc ; Kissflow Workflow, Zvolv, Bitrix. Mais il existe également des outils payants.
Entre autres, 2 catégories de workflow dominent dans le marché, il s’agit du workflow procédural et du workflow ad hoc :
- Workflow procédural ou encore workflow de production : tous les mécanismes érigeant le projet sont déjà instaurés. Le domaine est maîtrisé, préétabli et identique. Il ne reste plus qu’à appliquer.
- Workflow ad hoc : contrairement au Workflow procédural, le processus appliqué peut-être modifié. Avec cette section, nous pouvons anticiper les imprévus. Les usagers sont encouragés à intervenir en cas de blocage. Ce flux de travail est moins verrouillé et plus dynamique.
Comment fonctionne l’automatisation d’un workflow ?
Donc, en automatisant son workflow, nous pouvons mettre en place un scénario d’e-mail automatisé. Renouer contact avec un client n’ayant pas achevé son cycle d’achat est aussi possible. Il suffit juste de lui envoyer un rappel des produits encore disponibles. Ou encore lui faire part des promos en cours, et ce dans l’immédiat.
Cette approche est adaptable à tout type de démarches et projets. L’avancement de tout le process se fait rapidement sans négliger la qualité. L’outil permet le renvoi de mail pour des événements précis. Par exemple, la fête des Mères, l’anniversaire du client, etc.
Les bénéfices de son utilisation
Nous pouvons transmettre en toute quiétude les données aux personnes idéales au moment propice grâce à l’automatisation de workflow.
Au niveau professionnel, l’automatisation de Workflow peut promouvoir un développement de compétences et d’expériences. Il suffit juste de maîtriser le bon workflow, c’est un bon point pour le salarié. Vu que son utilisation nécessite peu d’intervention humaine, on bénéficie d’un gain en rapidité, mais les résultats restent efficaces. Grâce à l’automatisation de workflow, la communication ainsi que la productivité sont optimisées.
