Si certaines des tâches qui s’attachent à votre fonction sont urgentes ou importantes, d’autres peuvent être qualifiées de secondaires. Pour leur réalisation, donc, vous pourrez opter pour la délégation. Mais à qui ? Vous aurez le choix entre un assistant à distance et un employé local. Les données suivantes vous aideront à décider.
Présentation de chaque solution :
1 – L’employé local :
L’employé local reçoit généralement le titre de secrétaire. Dans son quotidien, il est amené à s’occuper des tâches qui ne sont ni urgentes, ni importantes pour l’entreprise. Parmi celles-ci, se trouvent notamment la saisie de compte-rendu, l’envoi de courriels, la facturation, et la gestion des agendas. En tant qu’employé en local, il est traité en tant que salarié et jouit de tous les droits qui s’y attachent (salaire, congé payé, heures supplémentaires, couvertures sociales, etc.).
2 – L’assistant à distance :
L’assistant à distance s’occupe également des mêmes tâches que l’employé en local. Cependant, il n’est pas lié au même contrat de travail avec votre entreprise que ce dernier. Votre principale obligation vis-à-vis de lui est donc le paiement de ses services rendus. Dans la plupart des cas, un assistant à distance s’exerce au sein d’une agence offshore d’assistance ou en Freelance et cela lui permet de faire preuve d’une grande flexibilité.
Bon à savoir :
Quand recourir à l’une ou l’autre de ces options ?
Vous êtes une grande structure ayant déjà une assise solide dans votre domaine ? Vous avez sûrement des ressources suffisantes pour engager un employé en local pour vous assister dans vos tâches répétitives et chronophages. Dans ce cas donc, l’externalisation à distance ne vous constitue pas une nécessité. Cela ne vous empêche tout de même pas d’en faire appel de temps à autres, quand votre assistant en local est ponctuellement débordé.
Si vous êtes une TPE/PME en début d’activité, vous ne disposez pas encore sûrement d’assez de moyens pour recruter un secrétaire en local. Et même si vous en avez, il se peut que vos locaux ne soient pas suffisamment spacieux pour en accueillir. Cela ne devrait cependant pas vous pousser à vous occuper vous-même des tâches chronophages. Ces dernières peuvent être déléguées à un assistant à distance qui vous permettent, par ailleurs, de dépenser moins lourdement qu’avec un assistant en local pour les mêmes prestations.
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Quels sont les plus et les moins de chaque solution ?
En choisissant de vous fier à un assistant en local, vous profiterez d’une proximité avec lui. Cela vous permettra, de temps à autre, de suivre et de contrôler son travail. Vous pourrez ainsi vous assurer que tout se déroule comme vous le souhaitez. Il y a également sa capacité à vous suivre partout si vous avez besoin de ses services lors d’un rendez-vous avec des gros clients par exemple. Faire appel à lui implique cependant de l’intégrer en tant que salarié avec les obligations que cela implique. Vous devrez notamment le payer mensuellement, alors qu’à certains moments, il y aura peu de tâches secondaires à effectuer.
Un assistant à distance fera, par contre, preuve d’une grande flexibilité. Vous n’aurez qu’à le payer en fonction des tâches que vous lui confiez. Pas besoin donc de lui allouer un budget fixe comme c’est le cas avec une secrétaire en local.
L’assistant à distance intéresse également pour sa rapidité et sa réactivité. Ainsi, quand soudainement, les dossiers à traiter sont trop nombreux, n’hésitez pas à le contacter pour s’en occuper dans le meilleur délai.
Mais qu’en est-il de la qualité des prestations ?
L’assistant à distance s’exerce ou s’est exercé pour le compte d’une société d’assistance. Il connaît donc, comme l’assistant en local, toutes les exigences du métier. Ce qui lui permet de fournir une qualité de prestation équivalente, voire meilleure, malgré un coût réduit et le recours aux avancées technologiques relatives au domaine, comme les outils collaboratifs.
