Pour organiser comme pour suivre vos projets, l’application Asana compte parmi les outils collaboratifs les plus appréciés en ce moment. La fluidité de la plateforme et ses différentes fonctionnalités innovantes en font un allié incontournable pour de nombreuses entreprises.
Si vous envisagez de l’adopter pour la gestion de vos projets ou si vous commencez tout juste à l’utiliser, découvrez dans ce billet tout ce que vous devez savoir pour l’utiliser comme il se doit.
Asana, c’est quoi ?
À titre de rappel, l’application Asana est un outil collaboratif qui vous permet de gérer efficacement vos projets en équipe. La plateforme dispose de nombreuses fonctionnalités innovantes pour répondre à vos besoins : planifier, coordonner, suivre vos projets ou encore échanger avec vos collaborateurs.
Leur devise : “Aider l’humanité à prospérer en permettant à toutes les équipes de travailler ensemble sans effort.”
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“Sans effort” est un bien grand mot, mais cela désigne entre autres l’aspect pratique de l’application Asana :
- Inscription facile ;
- Des guides et tutoriels à disposition pour faciliter la prise en main ;
- Plus besoin d’encombrer votre boite e-mail avec vos échanges entre équipes.
À cela s’ajoute la possibilité de suivre à tout moment l’avancée de vos projets grâce aux applications mobiles Asana, disponibles sur différents systèmes.
Les fonctionnalités à connaître
1- Équipes
L’option “Équipes” vous permet de regrouper les membres de votre équipe dans un espace dédié afin de mieux piloter vos projets. Elles peuvent être différents services dans votre entreprise (Marketing, Commercial, Finance…) ou aussi différentes branches.
Il faut cependant noter que cette fonctionnalité n’est disponible que lorsque vous configurez votre compte en tant qu’Organisation. Or, cette dernière n’est valable que lorsque votre entreprise dispose d’un domaine de messagerie partagé (@entreprise.com). Dans le cas contraire, vous pouvez créer votre compte, mais en tant qu’espace de travail où vous ne pouvez pas avoir d’équipe.
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2- Projets
Une fois vos équipes en place, vous pouvez commencer à ajouter vos projets. Dans chaque projet, vous allez pouvoir ajouter toutes les tâches sur lesquelles votre équipe est amenée à travailler. Elles peuvent être définies en mode public ou en mode privé selon vos besoins.
Aussi, il est possible d’assigner un responsable à chaque tâche et une échéance afin de faire avancer le projet au mieux.
Selon vos préférences, vous pouvez également modifier le mode de vue de vos projets : liste, tableau, calendrier…
3- Sections
Organisez vos tâches de manière optimale en créant des sections. Par exemple, dans le cadre d’une campagne Marketing, vous pouvez ajouter des sections se référant à chaque canal utilisé.
4- Boite de réception
Avec votre compte Asana, vous disposez d’une Boite de Réception où vous allez recevoir toutes les notifications sur les tâches auxquelles vous êtes abonné. Une manière pratique de ne pas encombrer votre e-mail avec les notifications Asana. Bien entendu, vous devez donc penser à laisser votre compte toujours ouvert pour ne rien manquer.
5- Tâches
Les tâches définissent vos projets. Afin d’assurer le bon déroulé de ces derniers, il est important de connaître les éléments suivants :
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- Date d’échéance : permet de déterminer quand la tâche doit être effectuée. Chaque tâche dispose de son propre calendrier configurable selon le cas. Il est d’ailleurs possible de spécifier une répétition.
- Responsable : c’est la personne qui doit traiter la tâche donnée.
- Description : ce champ vous permet d’ajouter les briefs et consignes par rapport à la tâche.
- Abonnés : il s’agit des membres de l’équipe à avertir en cas de changement lié à la tâche (mise à jour, tâche terminée…).
- Sous-tâches : qui permettent de répartir et planifier une tâche. Une sous-tâche peut alors avoir sa propre échéance et aussi son propre responsable.
- Étiquettes : elles vont vous permettre de trier les tâches selon un critère de similarité entre différents projets : niveau de priorité (Urgent, Important, Fait…)
- Pièces jointes : vous pouvez ajouter vos documents dans une tâche depuis votre ordinateur ou des outils de stockage Cloud (Dropbox, OneDrive…)
