L’externalisation de services est un atout majeur pour les PME et les Start-ups. Ce système aide à booster leurs activités. La collaboration avec des prestataires externes apporte à ces jeunes entrepreneurs une meilleure flexibilité en matière de ressource. L’externalisation est une option séduisante et un allié de taille qui permet de faire évoluer leurs professions.
Pourtant, l’outsourcing n’est pas toujours la solution miracle. Beaucoup se lancent dans l’aventure de l’externalisation de services et en reviennent dépouillés et déçus. En effet, déléguer une ou toute la partie de son activité comporte des risques non négligeables. Si aujourd’hui vous tombez sur cet article, c’est que vous désirez externaliser votre service et mettre les chances de votre côté afin que cette expérience soit une réussite.
À travers ces conseils, nous allons vous aider à parvenir à un meilleur rendement grâce à l’externalisation.
Etape de la préparation de l’externalisation de services
La préparation est une étape à ne pas négliger. Elle prend beaucoup de temps, mais ce n’est pas du temps perdu, car elle permet d’éviter les problèmes futurs.
Une externalisation réussie est une externalisation qui a été bien préparée et bien structurée en amont. Si vous décidez de faire appel à des prestataires extérieurs, ne le faites surtout pas sur un coup de tête! Faites-le en connaissance de cause et préparez en avance le terrain pour accueillir cette collaboration qui va durer à long terme! Dans la plupart des cas, l’échec d’une opération d’externalisation est lié à la mauvaise préparation du porteur de projet.
1. Bien anticiper le projet d’externalisation de services
Les raisons qui vous poussent à externaliser doivent être cohérentes et claires. Il est essentiel de vous poser les bonnes questions : en quoi l’externalisation va vous être utile ? Êtes-vous prêts à faire des compromis ? Est-ce que l’externalisation de services est la solution qu’il vous faut ?
Il faut savoir qu’une externalisation ne comporte pas que des avantages. Les risques et les points de vigilances tels que la différence culturelle et la perte de confidentialité doivent être pris en considération. Pour cela, il est fortement recommandé d’établir un cahier de charge dans lequel vous indiquez tout ce que vous attendez du projet. il vous faudra également établir une ébauche de contrat d’externalisation.
2. Bien choisir le service à externaliser
Si vous souhaitez externaliser une partie de vos activités, c’est sûrement pour pouvoir se focaliser sur votre coeur de métier et gagner en souplesse opérationnelle. Autrement dit, vous souhaitez vous concentrer sur votre véritable activité et vous démarquer de vos concurrents dans un souci de compétitivité.
Externaliser, oui ! Mais quels services externaliser ? Si la réponse vous reste encore floue, faites une liste de toutes vos tâches et indiquez parmi ces tâches quelles sont celles qui vous prennent beaucoup de temps, mais qui ne vous rapportent que très peu. Faites également une liste de compétence qui vous manque et dont vous avez besoin. Ainsi, choisissez parmi ces listes les tâches que vous allez déléguer.
3. Bien choisir son prestataire de services
Puisque vous serez amené à travailler ensemble sur une période de longue durée, il est plus que nécessaire de choisir le bon prestataire. L’erreur à ne pas commettre est de choisir son collaborateur en fonction du faible coût de service qu’il propose. Assurez-vous aussi de la qualité de ses prestations.
Au cas où votre activité nécessite des outils spécifiques, demandez toujours en avance si votre prestataire dispose de ces outils.
Ce qu’il faut faire pendant la mission
Vous devrez toujours avoir la main sur la mission que vous déléguez. Il faut faire confiance à son prestataire, mais il ne faut pas le laisser seul ou en absence d’un quelconque contrôle.
4. Faire un suivi régulier de la mission
Externaliser ne signifie pas transférer une partie des tâches de l’entreprise et ne plus s’en occuper. Il est important de faire un suivi du travail que votre collaborateur vous fournit. N’oubliez pas d’échanger régulièrement. Cela est utile afin de s’assurer de la qualité de sa prestation et de voir l’avancée de la mission. Ainsi, vous êtes dans le droit de lui demander de faire des rapports sur les objectifs atteints, ou encore les difficultés rencontrées. Ceci est la manière la plus sûre pour constater si le projet d’externalisation vous est utile ou pas.
5. Mettre en place des outils collaboratifs
Afin que l’externalisation de services se passe bien, il vous faudra utiliser et maîtriser les outils de collaboration tels que Skype, Slack, Google Drive, Trello et autres. Ces outils vous aideront à passer rapidement les communications et les informations nécessaires et à garantir le succès du projet.
