Entrepreneurs, E-commerçants, vous êtes maintenant nombreux à collaborer avec un assistant virtuel pour accélérer votre développement et enfin vous concentrer sur l’essentiel : votre coeur de métier, profiter de votre entourage et disposer d’une meilleure conciliation vie pro et vie perso ! Et pour ceux qui n’ont pas franchi le pas, voici 3 astuces et conseils pour garantir la réussite de votre collaboration avec votre assistant à distance.
1. Préparez vos procédures
Comme tout nouveau projet de collaboration avec un prestataire ou avec un collaborateur, la phase de briefing en amont et d’entrée d’informations est extrêmement importante pour la suite et la réussite d’un projet ou d’une collaboration.
2. Fixez des objectifs SMART à votre assistant
- Spécifique : les objectifs ne doivent pas dépendre d’éléments dont votre assistant n’a pas la maîtrise.
- Mesurable : les objectifs doivent être mesurables et désignent des indicateurs quantitatifs.
- Acceptable : ces objectifs doivent être acceptables et réalisables par l’assistant.
- Réaliste : les objectifs annoncés doivent être réalisables. La bonne réalisation des objectifs devront dépendre seulement de la motivation de l’assistant. Ensuite ces objectifs pourront être réajustés, selon le contexte.
- Temporellement défini : ces objectifs doivent s’inscrire dans le temps, avec une date de commencement et de fin, et également un planning de réalisation, appelée chez Smartelia un planning de délégation.
Comment nous appliquons cette règle chez Smartelia ?
Dès le démarrage de la collaboration, nous vous accompagnerons à mettre en place ces 3 différentes étapes grâce à nos chargés d’implémentations. Nous établirons ensemble un dossier que nous appelons le “Kit de délégation” qui contiendra :
- Les Descriptif de mission : il s’agit du document général résumant l’ensemble des missions que vous souhaitez déléguer : le cadre de votre partenariat de délégation.
- La prise de brief via un canvas de Brief : nous mettons à disposition du client un modèle de brief comprenant tous les éléments de la règle des Objectif SMART.
- Planning de délégation : nous mettons en place avant le début de chaque collaboration, un planning de délégation. En effet, on ne peut déléguer toutes les missions prévues d’un coup. Un planning est mis en place entre le client et le référent projet de son assistant virtuel. Ce planning peut être réajusté chaque semaine.
3. Suivez votre collaboration avec votre assistant à distance, grâce à un suivi régulier.
Grâce à un tableau de bord, vous pourrez suivre la bonne réalisation des missions et également le réalisme et la pertinence des indicateurs quantitatifs et qualitatifs fixés en amont.
Vous pouvez également en début de semaine, faire un petit point de 15 min sur les to do en cours de la semaine, répondre aux éventuelles questions de votre assistant afin d’offrir à votre assistant l’opportunité de réaliser ses tâches en toute autonomie.
