Ça y est, la délégation fait maintenant partie de votre objectif de cette année ! Vous avez pu identifier les tâches qui ne font pas partie de votre zone de brillance, et vous vous demandez à présent comment procéder à l’externalisation ? Les conseils …
Les procédures, à préparer en amont de la collaboration
Un briefing, notant les consignes, bien préparé et mis à jour garantit l’efficacité d’une collaboration avec un assistant virtuel. Ne vous contentez pas d’une simple liste, insérez-y des screencasts ou des schémas qui puissent aider votre collaborateur à assimiler rapidement et efficacement les missions. Vient ensuite l’accompagnement dans la première prise en main jusqu’à ce que l’assistant trouve son autonomie et n’ait aucun doute sur l’exécution des tâches.
Les objectifs, à préciser
Comme tout autre projet de partenariat, les objectifs seront scindés en 2 phases. L’un, la réponse à la question : pourquoi faire ? Gardez en tête que vous déléguez une tâche que vous devez faire faire à votre place.
Alors, pourquoi ne pas préciser vos objectifs à votre assistant virtuel ? Sur ce point, ce sera donc l’objectif partagé entre vous et votre collaborateur.
L’autre, ce que vous attendez de votre assistant virtuel : quantité et qualité des livrables, échéance, etc. Ce dernier revêt une grande importance vu que ce sera à partir de ces indicateurs que vous pourriez mesurer l’efficacité de votre assistant. N’hésitez pas à vous inspirer des objectifs SMART :
Spécifique : un objectif simple à comprendre, clair, précis et compréhensible
Mesurable : un objectif qui peut-être en même temps quantifié et qualifié
Acceptable : source de motivation pour les employés, les objectifs doivent être atteignables et appropriés
Réaliste : un objectif qui soit réalisable et relève un très bon défi
Temporellement défini : un objectif bien défini dans le temps avec un deadline bien précis
Un rendez-vous régulier avec votre assistant, à mettre en place
Mis à part les questions que votre assistant virtuel pourrait poser en cours d’exécution d’une tâche, un rendez-vous régulier vous est vivement conseillé ! Grâce à cette séance de reporting, vous pourriez identifier ses blocages, ses zones de confort ainsi que les points à améliorer. Une manière également de faire un suivi régulier de ce qui a été fait, d’apporter de plus amples explications sur les To-do en cours, etc.
Et voilà, paré pour déléguer ? Partagez-nous vos expériences dans les commentaires
